Klinikbetrieb · Compliance
Erneuerung von Zulassungen und Nachweisen
Erneuern Sie jede Registrierung, jeden BLS-Nachweis und jede andere Qualifikation des Personals, bevor sie abläuft, statt es bei einem Audit zu bemerken. Die Fachkraft hält die Erneuerung über einen öffentlichen Link fest, die Qualifikationskoordination prüft sie an der Quelle, und die Klinikleitung entscheidet vor dem Ablaufdatum.
- Dauer: 1 bis 3 Monate
- Wie oft: Für jede ablaufende Zulassung und jeden ablaufenden Nachweis
- Schritte: 6 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Ablaufdaten stehen in einer Tabelle, die bis zum Audit niemand ansieht.
Das Personal wird immer wieder per E-Mail erinnert.
Erneuerungen werden anhand einer Fotokopie akzeptiert.
Eine abgelaufene Zulassung fällt erst auf, wenn die Fachkraft schon Dienste gearbeitet hat.
Mit der Vorlage
Jede Erneuerung startet 90 Tage vor Ablauf eine Ausführung, mit einer verantwortlichen Person.
Die Fachkraft hält die Erneuerung über einen Link fest, und die Koordination sieht, wann sie erledigt ist.
Jede Erneuerung wird an der Quelle geprüft, mit Datum und Referenz festgehalten.
Die Klinikleitung entscheidet vor dem Ablaufdatum, und die Entscheidung ist dokumentiert.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Eine Zulassung oder ein Nachweis läuft laut Fristenliste in 90 Tagen ab. Die Qualifikationskoordination startet eine Ausführung mit dem Nachweis und seinem Ablaufdatum.
- 1
Erneuerung starten und den Link senden
90 Tage vor AblaufQualifikationskoordination · Team
Tragen Sie den Nachweis, sein aktuelles Ablaufdatum und die Funktion der Fachkraft ein, und schicken Sie der Fachkraft per E-Mail, welcher Nachweis wann abläuft und was die Erneuerung braucht, mit dem öffentlichen Link zur Ausführung.
Checkliste
- Ablaufdatum und öffentlichen Link an die Fachkraft gesendet
- Klinikleitung über das Ablaufdatum informiert
Auszufüllende Felder
- Zulassung oder Nachweis (Pflichtfeld)
- Aktuelles Ablaufdatum (Pflichtfeld)
- Funktion (Pflichtfeld)
- E-Mail der Fachkraft (Pflichtfeld)
- 2
Erneuern und die neuen Angaben teilen
Tag 1 bis 60Fachkraft · Öffentlicher Link
Die Fachkraft schließt die Erneuerung beim Register oder Kursanbieter ab. Danach trägt sie über den öffentlichen Link das neue Ablaufdatum und die Fortbildungsstunden ein und teilt einen Link zum erneuerten Zertifikat.
Checkliste
- Kurs oder Prüfung abgeschlossen
- Gebühr für die Erneuerung bezahlt
Auszufüllende Felder
- Neues Ablaufdatum (Pflichtfeld)
- Fortbildungsstunden
- Link zum erneuerten Zertifikat (Pflichtfeld)
- 3
Angaben zur Erneuerung prüfen
Nach Abschluss von Schritt 2Erneuerungsprüfer · KI-Agent
Der Erneuerungsprüfer vergleicht das neue Ablaufdatum, die Fortbildungsstunden und den Link mit den Anforderungen für diesen Nachweis, und notiert, was passt und was die Koordination noch prüfen muss.
Auszufüllende Felder
- Prüfnotiz (Pflichtfeld)
Geprüft von: Die Qualifikationskoordination prüft die Erneuerung in Schritt 4 an der Quelle.
- 4
Erneuerung an der Quelle prüfen
Im öffentlichen Link ausgeblendetInnerhalb von 2 Tagen nach Schritt 2Qualifikationskoordination · Team
Lesen Sie die Prüfnotiz und prüfen Sie die Erneuerung im Berufsregister oder beim Kursanbieter. Passt etwas nicht, markieren Sie die Ausführung als blockiert und notieren Sie, was fehlt.
Checkliste
- Status im Berufsregister geprüft
- Zertifikatsdaten stimmen mit dem Aussteller überein
- Jeder Punkt der Prüfnotiz geklärt
Auszufüllende Felder
- Geprüft am (Pflichtfeld)
- Referenz der Prüfung
- 5
Erneuerung freigeben oder Dienstplan ändern
Im öffentlichen Link ausgeblendet14 Tage vor AblaufKlinikleitung · Team
Geben Sie die geprüfte Erneuerung frei. Ist sie noch nicht geprüft, entscheiden Sie, ob die Fachkraft ab dem Ablaufdatum aus dem Dienstplan genommen wird, und notieren Sie, wie ihre Dienste abgedeckt werden.
Auszufüllende Felder
- Entscheidung (Pflichtfeld)
- Vertretung, falls aus dem Dienstplan genommen
Freigabe: Fristenliste und Dienstplan bleiben gesperrt, bis die Klinikleitung die Erneuerung freigibt oder über den Dienstplan entscheidet.
- 6
Fristenliste und Dienstplan aktualisieren
Vor AblaufQualifikationskoordination · Team
Tragen Sie das neue Ablaufdatum in die Fristenliste und die Personalakte ein, informieren Sie Kostenträger, bei denen der Nachweis hinterlegt ist, und setzen Sie eine beschlossene Dienstplanänderung um.
Checkliste
- Neues Ablaufdatum in der Fristenliste
- Personalakte aktualisiert
- Kostenträger informiert, wo nötig
- Dienstplan geändert, falls beschlossen
Auszufüllende Felder
- Nächste Erneuerung startet am (Pflichtfeld)
Fertig, wenn
Die Erneuerung ist geprüft und das neue Ablaufdatum steht in der Fristenliste, oder die Klinikleitung hat die Fachkraft ab dem Ablaufdatum aus dem Dienstplan genommen.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Erneuerungsprüfer
Prüft die Angaben zur Erneuerung gegen die Anforderungen für die Zulassung oder den Nachweis.
Was er tut
- Liest Nachweis, Ablaufdaten und Fortbildungsstunden in der Ausführung
- Vergleicht sie mit den Anforderungen aus den Anweisungen seines Schritts
- Schreibt eine Prüfnotiz in seinen Schritt
- Schließt seinen Schritt ab, damit die Koordination an der Quelle prüfen kann
Geprüft von: Die Qualifikationskoordination prüft die Erneuerung in Schritt 4 an der Quelle.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Starten Sie jede Erneuerung lange vor dem Ablaufdatum, mit einer verantwortlichen Person und dem Teil der Fachkraft an einem Ort. Schritt 1 startet die Ausführung 90 Tage vor Ablauf, und Schritt 6 hält fest, wann die nächste Erneuerung beginnt, damit die nächste Runde pünktlich startet.
Sagen Sie jeder Fachkraft Monate vor dem Ablaufdatum, was zu erneuern ist, und geben Sie ihr einen Link, um die Erneuerung festzuhalten. Schritt 1 sendet die Ablaufdaten mit dem öffentlichen Link, und in Schritt 2 trägt die Fachkraft das neue Ablaufdatum ein und teilt einen Link zum erneuerten Zertifikat.
Prüfen Sie sie an der Quelle, im Berufsregister oder beim Kursanbieter, nicht nur anhand einer Kopie. Schritt 4 hält Datum und Referenz dieser Prüfung fest, und die Koordination markiert die Ausführung als blockiert, wenn etwas nicht passt.
Entscheiden Sie vor dem Ablaufdatum, ob die Fachkraft im Dienstplan bleibt, und halten Sie fest, wer entschieden hat. Schritt 5 ist eine Freigabeprüfung: Fristenliste und Dienstplan bleiben gesperrt, bis die Klinikleitung die Erneuerung freigibt oder die Fachkraft ab dem Ablaufdatum aus dem Dienstplan nimmt.
Lassen Sie KI die Angaben zur Erneuerung mit Ihren Anforderungen vergleichen, und lassen Sie die Prüfung bei einem Menschen. In Schritt 3 schreibt der Erneuerungsprüfer eine Notiz dazu, was passt, und in Schritt 4 prüft die Qualifikationskoordination die Erneuerung an der Quelle.
Halten Sie jede Erneuerung an einer Stelle fest, mit Prüfdatum, Referenz und Entscheidung. Die Schritte 4 und 5 halten fest, wer jede Erneuerung geprüft und freigegeben hat, und wann, und Schritt 6 hält fest, wann die nächste Erneuerung beginnt.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.