Personalvermittlung · Compliance
DSGVO-Anfrage eines Kandidaten
Beantworten Sie die Anfrage eines Kandidaten auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung seiner Daten fristgerecht und vollständig. Der Kandidat bestätigt über einen öffentlichen Link, was die Anfrage umfasst, jedes System wird durchsucht, und nichts wird gesendet oder gelöscht, bevor der Datenschutzbeauftragte die Antwort freigibt.
- Dauer: Bis zu einem Monat
- Wie oft: Für jede DSGVO-Anfrage eines Kandidaten
- Schritte: 10 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Anfragen landen im Postfach eines Recruiters und geraten in Vergessenheit.
Jemand durchsucht die Datenbank und übersieht alte E-Mails und Tabellen.
Daten werden gelöscht, bevor jemand geprüft hat, was aufbewahrt werden muss.
Jede Antwort wird von Grund auf neu geschrieben.
Mit der Vorlage
Jede Anfrage wird am Tag des Eingangs mit ihrer Frist erfasst.
Die Suche umfasst jedes System und jeden Kunden, dem der Kandidat vorgestellt wurde.
Nichts wird gelöscht, bevor der Datenschutzbeauftragte die Antwort freigibt.
Ein KI-Agent entwirft die Antwort aus den Ergebnissen, und der Datenschutzbeauftragte prüft sie.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Ein Kandidat verlangt Auskunft über seine gespeicherten Daten, deren Berichtigung oder Löschung. Der Datenschutzbeauftragte startet eine Ausführung mit der Anfrage und dem Eingangsdatum.
- 1
Anfrage erfassen
Tag 1Datenschutzbeauftragter · Team
Halten Sie fest, wer fragt, um welche Art von Anfrage es geht und wann sie eingegangen ist, legen Sie die Frist fest und senden Sie dem Kandidaten den öffentlichen Link.
Checkliste
- Eingang dem Kandidaten bestätigt
- Öffentlichen Link an den Kandidaten gesendet
Auszufüllende Felder
- Name des Kandidaten (Pflichtfeld)
- Art der Anfrage (Pflichtfeld)
- Eingangsdatum (Pflichtfeld)
- Antwort fällig bis (Pflichtfeld)
- 2
Kandidat bestätigt die Anfrage
Tag 1 bis 3Kandidat · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link bestätigt der Kandidat, was die Anfrage umfasst und unter welchen E-Mail-Adressen und Telefonnummern er gespeichert sein kann, damit jeder Datensatz gefunden wird.
Checkliste
- Inhalt der Anfrage bestätigt
- Kontaktdaten für die Antwort bestätigt
Auszufüllende Felder
- Was die Anfrage umfasst (Pflichtfeld)
- Verwendete E-Mail-Adressen (Pflichtfeld)
- Verwendete Telefonnummern
- 3
Identität des Kandidaten prüfen
Tag 2 bis 4Datenschutzbeauftragter · Team
Stellen Sie fest, dass die anfragende Person der Kandidat ist, wo möglich mit Angaben, die Sie bereits haben, bevor etwas durchsucht oder herausgegeben wird.
Checkliste
- Identität mit vorhandenen Angaben bestätigt
- Nicht mehr Ausweisdokumente verlangt als nötig
Auszufüllende Felder
- Wie die Identität geprüft wurde (Pflichtfeld)
- 4
Daten des Kandidaten in jedem System finden
Woche 1Recruiting-Koordination · Team
Durchsuchen Sie Bewerbermanagementsystem, Postfächer, geteilte Laufwerke, Tabellen und Konten bei Jobbörsen, und listen Sie auf, was Sie wo gespeichert haben und welche Kunden es erhalten haben.
Checkliste
- Bewerbermanagementsystem durchsucht
- Postfächer und geteilte Laufwerke durchsucht
- Tabellen und Jobbörsen-Konten durchsucht
Auszufüllende Felder
- Gefundene Daten und Speicherort (Pflichtfeld)
- Kunden, denen der Kandidat vorgestellt wurde
- 5
Festlegen, was aufbewahrt werden muss
Woche 2Datenschutzbeauftragter · Team
Entscheiden Sie für jeden Datensatz, ob er aus einem gesetzlichen Grund aufbewahrt werden muss, etwa wegen eines laufenden Rechtsstreits oder steuerlicher Pflichten, oder wie verlangt berichtigt oder gelöscht werden kann.
Checkliste
- Gesetzliche Aufbewahrungsgründe geprüft
- Zu informierende Kunden aufgelistet
Auszufüllende Felder
- Aufzubewahrende Daten und Grund (Pflichtfeld)
- Zu berichtigende oder zu löschende Daten (Pflichtfeld)
- 6
Antwort entwerfen
Woche 2Antwort-Autor · KI-Agent
Der Antwort-Autor schreibt die Antwort aus der Anfrage, den gefundenen Daten und den Entscheidungen aus Schritt 5: was Sie speichern und warum, wer es erhalten hat und was Sie berichtigen oder löschen.
Auszufüllende Felder
- Antwortentwurf (Pflichtfeld)
Geprüft von: Der Datenschutzbeauftragte prüft den Entwurf gegen die gefundenen Daten und gibt ihn in Schritt 7 frei.
- 7
Antwort freigeben
Woche 2Datenschutzbeauftragter · Team
Prüfen Sie den Entwurf gegen die gefundenen Daten, entfernen Sie alles über andere Personen und geben Sie ihn frei.
Checkliste
- Jedes System aus Schritt 4 abgedeckt
- Keine Daten anderer Personen in der Antwort
- Frist ist noch einzuhalten
Freigabe: Nichts wird gelöscht oder an den Kandidaten gesendet, bevor der Datenschutzbeauftragte die Antwort freigibt.
- 8
Daten berichtigen oder löschen
Woche 2 bis 3Recruiting-Koordination · Team
Führen Sie die freigegebenen Berichtigungen und Löschungen in jedem System durch, und informieren Sie die Kunden, die Daten des Kandidaten erhalten haben, wo das nötig ist.
Checkliste
- Änderungen in jedem System durchgeführt
- Kunden informiert, wo nötig
- Sperrvermerk behalten, falls der Kandidat das wünscht
Auszufüllende Felder
- Erledigt am (Pflichtfeld)
- 9
Antwort senden
Vor FristendeDatenschutzbeauftragter · Team
Senden Sie die freigegebene Antwort auf sicherem Weg vor Fristende an den Kandidaten, und halten Sie fest, wann sie hinausging.
Checkliste
- Sicher versendet
- Vor Fristende versendet
Auszufüllende Felder
- Antwort gesendet am (Pflichtfeld)
- 10
Kandidat bestätigt den Empfang
Nach der AntwortKandidat · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link bestätigt der Kandidat, dass er die Antwort erhalten hat, oder notiert, was aus seiner Sicht fehlt.
Auszufüllende Felder
- Antwort erhalten (Pflichtfeld)
- Was fehlt
Fertig, wenn
Der Kandidat hat die freigegebene Antwort vor Fristende, Berichtigungen und Löschungen sind in jedem System erledigt, und die Ausführung hält fest, was getan wurde und warum.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Antwort-Autor
Schreibt die Antwort an den Kandidaten aus der Anfrage, den gefundenen Daten und den Entscheidungen in der Ausführung.
Was er tut
- Liest die Anfrage, die gefundenen Daten und was aufbewahrt wird
- Folgt der Gliederung der Antwort aus den Anweisungen seines Schritts
- Schreibt den Antwortentwurf in seinen Schritt
- Weist auf jeden Teil der Anfrage hin, der noch unbeantwortet ist
Geprüft von: Der Datenschutzbeauftragte prüft den Entwurf gegen die gefundenen Daten und gibt ihn in Schritt 7 frei.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Erfassen Sie die Anfrage am Tag des Eingangs, prüfen Sie, wer fragt, und durchsuchen Sie jedes System, bevor Sie antworten. Die Schritte 1 bis 4 erfassen die Anfrage, holen die Angaben des Kandidaten über den öffentlichen Link ein, prüfen seine Identität und listen alle gespeicherten Daten auf.
Listen Sie jeden Ort auf, an dem Daten des Kandidaten liegen, auch Postfächer und Kunden, denen Sie sie geschickt haben, bevor Sie etwas löschen. Schritt 4 erfasst die Daten und die Kunden, und Schritt 8 führt die freigegebenen Löschungen durch und informiert Kunden, wo nötig.
Legen Sie die Frist am Tag des Eingangs fest, nach der DSGVO in der Regel ein Monat, und behalten Sie sie in der Ausführung im Blick. Schritt 1 hält Eingangsdatum und Frist fest, und Schritt 7 prüft die Frist, bevor die Antwort freigegeben wird.
Prüfen Sie für jeden Datensatz, ob ein gesetzlicher Grund zur Aufbewahrung besteht, bevor Sie ihn berichtigen oder löschen. In Schritt 5 hält der Datenschutzbeauftragte fest, was bleibt und warum, und die Antwort aus Schritt 6 erklärt es dem Kandidaten.
Lassen Sie KI die Antwort aus dem entwerfen, was Ihr Team gefunden und entschieden hat, und lassen Sie den Datenschutzbeauftragten sie prüfen. Der Antwort-Autor entwirft die Antwort in Schritt 6, und Schritt 7 ist eine Freigabeprüfung, bevor etwas gesendet oder gelöscht wird.
Nutzen Sie wo möglich Angaben, die Sie bereits haben, statt neue Ausweiskopien anzufordern. Schritt 3 hält fest, wie der Datenschutzbeauftragte den Kandidaten geprüft hat, bevor Schritt 4 nach Daten sucht.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.