Software-Agentur · Delivery
Change Requests in Softwareprojekten
Verhindern Sie, dass Scope Creep zu unbezahlter Arbeit wird. Der Kunde beschreibt jede Änderung über einen öffentlichen Link, das Team schätzt die Auswirkung auf Budget und Termine, und nichts wird gebaut, bis der Kunde das Nachtragsangebot freigibt.
- Dauer: 3 bis 7 Tage
- Wie oft: Für jede Änderung am vereinbarten Umfang
- Schritte: 7 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 2 Freigaben
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Zusätzliche Features rutschen über Sprint-Demos hinein und landen nie auf einer Rechnung.
Team und Kunde streiten, ob etwas ein Bug oder eine Änderung ist.
Ein Nachtragsangebot zu schreiben dauert Tage, also werden kleine Änderungen umsonst gemacht.
Die Freigabe ist ein Ja im Meeting, das später niemand belegen kann.
Mit der Vorlage
Jede Änderung wird geschätzt und bepreist, und der Kunde entscheidet, bevor sie gebaut wird.
Jede Anfrage wird gegen den unterschriebenen Umfang und die bestätigten Akzeptanzkriterien geprüft.
Ein KI-Agent entwirft das Nachtragsangebot, und der Account Manager gibt es frei.
Der Kunde hält die Entscheidung in der Ausführung fest, neben Preis und neuen Terminen.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Ein Kunde wünscht etwas, das nicht im vereinbarten Umfang steht. Der Projektmanager startet eine Ausführung für das Projekt und sendet dem Kunden den öffentlichen Link.
- 1
Kunde beschreibt die Änderung
Tag 1Product Owner beim Kunden · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link beschreibt der Kunde, was er geändert haben möchte, warum und bis wann, mit Links zu Beispielen oder Designs.
Checkliste
- Beschrieben, wie es heute funktioniert
- Betroffene Nutzer genannt
Auszufüllende Felder
- Was sich ändern soll (Pflichtfeld)
- Warum es nötig ist (Pflichtfeld)
- Benötigt bis
- Link zu Beispielen oder Designs
- 2
Anfrage gegen den vereinbarten Umfang prüfen
Tag 1 bis 2Projektmanager · Team
Vergleichen Sie die Anfrage mit der Leistungsbeschreibung und den bestätigten Akzeptanzkriterien. Ein Bug in vereinbarter Arbeit geht in die Fehlertriage, eine neue oder andere Anforderung geht hier weiter.
Checkliste
- Mit der Leistungsbeschreibung verglichen
- Mit den Akzeptanzkriterien verglichen
- Kunde informiert, dass es eine Änderung ist
Auszufüllende Felder
- Einstufung (Pflichtfeld)
- Link zum betreffenden Teil des Umfangs
Freigabe: Die Schätzung bleibt gesperrt, bis der Projektmanager bestätigt, dass die Anfrage eine Änderung am Umfang ist.
- 3
Auswirkung schätzen
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 2 bis 4Engineering Lead · Team
Schätzen Sie Aufwand und Risiken, und benennen Sie, was die Änderung mit dem aktuellen Meilenstein macht: was sich verschiebt, was sie ersetzt und was sie ergänzt.
Checkliste
- Aufwand geschätzt
- Auswirkung auf den Meilensteintermin geprüft
- Risiken und Abhängigkeiten aufgeführt
Auszufüllende Felder
- Schätzung in Stunden (Pflichtfeld)
- Neuer Meilensteintermin
- Auswirkung und Risiken (Pflichtfeld)
- 4
Nachtragsangebot entwerfen
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 4Nachtrags-Autor · KI-Agent
Der Nachtrags-Autor entwirft das Nachtragsangebot aus Anfrage und Schätzung, mit den Sätzen aus seinen Anweisungen: was sich ändert, der Preis, die neuen Termine und was passiert, wenn der Kunde ablehnt.
Auszufüllende Felder
- Entwurf des Nachtragsangebots (Pflichtfeld)
Geprüft von: Der Account Manager korrigiert und genehmigt das Nachtragsangebot in Schritt 5.
- 5
Nachtragsangebot freigeben
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 4 bis 5Account Manager · Team
Prüfen Sie den Entwurf gegen Schätzung und Vertrag, korrigieren Sie Preis und Text, geben Sie es frei und mailen Sie das endgültige Nachtragsangebot an den Kunden.
Checkliste
- Preis passt zu Schätzung und Sätzen
- Neue Termine sind realistisch
- Vertragsbedingungen eingehalten
Auszufüllende Felder
- Preis der Änderung (Pflichtfeld)
- Link zum Nachtragsangebot (Pflichtfeld)
Freigabe: Der Entscheidungsschritt des Kunden bleibt gesperrt, bis der Account Manager das Nachtragsangebot freigibt.
- 6
Kunde entscheidet über die Änderung
Tag 5 bis 7Product Owner beim Kunden · Öffentlicher Link
Der Kunde liest das Nachtragsangebot, das der Account Manager gemailt hat, und hält seine Entscheidung über den öffentlichen Link fest, mit einer Bestellnummer, falls sein Unternehmen mit Bestellungen arbeitet.
Auszufüllende Felder
- Entscheidung (Pflichtfeld)
- Bestellnummer
- Grund oder Bedingungen
- 7
Änderung einplanen oder Anfrage schließen
Tag 7Projektmanager · Team
Ist die Änderung freigegeben, nehmen Sie sie in Backlog und Meilensteinplan auf und informieren Sie das Team. Ist sie abgelehnt, notieren Sie den Grund und schließen Sie die Anfrage.
Checkliste
- Backlog und Meilensteinplan aktualisiert
- Team informiert
- Budget für die Abrechnung aktualisiert
Auszufüllende Felder
- Link zum aktualisierten Plan
Fertig, wenn
Der Kunde hat die Änderung mit Preis und neuen Terminen freigegeben und sie ist eingeplant, oder die abgelehnte Anfrage ist dokumentiert.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Nachtrags-Autor
Macht aus Anfrage und Schätzung ein Nachtragsangebot, über das der Kunde entscheiden kann.
Was er tut
- Liest die Anfrage des Kunden und die Schätzung des Engineering Leads
- Berechnet den Preis mit den Sätzen aus seinen Anweisungen
- Schreibt, was sich ändert, den Preis, die neuen Termine und was bei Ablehnung passiert
- Schließt seinen Schritt ab, damit der Account Manager prüfen kann
Geprüft von: Der Account Manager korrigiert und genehmigt das Nachtragsangebot in Schritt 5.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Behandeln Sie jede Änderung als eigene kleine Entscheidung: beschreiben, schätzen, bepreisen und die Zusage des Kunden einholen, bevor jemand sie baut. Diese Vorlage führt diese Schritte der Reihe nach durch, von der Anfrage des Kunden in Schritt 1 bis zu seiner Entscheidung in Schritt 6.
Prüfen Sie jede Anfrage gegen den unterschriebenen Umfang, und machen Sie Mehraufwand mit seinem Preis sichtbar, bevor er gebaut wird. In Schritt 2 vergleicht der Projektmanager die Anfrage mit der Leistungsbeschreibung, und in Schritt 6 nimmt der Kunde die Kosten an oder lehnt sie ab.
Verweisen Sie auf die Akzeptanzkriterien, die der Kunde bestätigt hat, und zeigen Sie, was die Anfrage ergänzt oder ändert. Schritt 2 hält diesen Abgleich mit einem Link auf den betreffenden Teil des Umfangs fest, sodass über den vereinbarten Text gesprochen wird und nicht über Meinungen.
Schätzen Sie den Aufwand und benennen Sie, was die Änderung im aktuellen Meilenstein verschiebt, ersetzt oder ergänzt. In Schritt 3 hält der Engineering Lead Stunden, neuen Meilensteintermin und Risiken fest, bevor ein Preis feststeht.
Lassen Sie KI aus Anfrage und Schätzung ein klares Nachtragsangebot machen, und lassen Sie Preis und endgültigen Text bei einem Menschen. In Schritt 4 entwirft der Nachtrags-Autor das Angebot, und Schritt 5 ist eine Freigabeprüfung, in der der Account Manager es korrigiert, bevor der Kunde es sieht.
Bitten Sie um eine ausdrückliche Entscheidung zu einem Nachtragsangebot mit Preis und Terminen, nicht um ein Ja im Meeting. In Schritt 6 hält der Kunde seine Entscheidung über den öffentlichen Link fest, mit einer Bestellnummer, falls sein Unternehmen mit Bestellungen arbeitet.
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Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.