Automatisierungsagentur · Finanzen
Monatliche Abrechnung des Automatisierungssupports
Rechnen Sie jeden Supportkunden jeden Monat gleich ab, einschließlich der Stunden über der Pauschale und der Plattform- und KI-Nutzung, die die Agentur bezahlt. Der Kunde bekommt vorab eine verständliche Übersicht per E-Mail und bestätigt sie über einen öffentlichen Link, bevor die Rechnung rausgeht, sodass Fragen vor der Rechnung kommen statt danach.
- Dauer: 1 Woche, plus Zahlungsziel
- Wie oft: Jeden Monat, für jeden Supportkunden
- Schritte: 8 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Die Agentur bezahlt Plattform- und KI-Nutzung und vergisst, sie weiterzuberechnen.
Zusätzliche Supportstunden werden abgeschrieben, weil niemand sie mit dem Vertrag verglichen hat.
Kunden hinterfragen die Rechnung, nachdem sie angekommen ist, und die Zahlung wartet.
Kleine genehmigte Änderungen landen nie auf einer Rechnung.
Mit der Vorlage
Nutzungskosten werden aus jedem Konto geholt und jeden Monat abgerechnet.
Genutzte Stunden werden mit den enthaltenen verglichen, und Mehrstunden werden zum vereinbarten Satz abgerechnet.
Der Kunde bekommt vorab eine verständliche Übersicht und bestätigt sie über den öffentlichen Link, bevor die Rechnung gestellt wird.
Die Stunden genehmigter Änderungsanfragen gehören zu jeder monatlichen Abrechnung.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Der Monat endet. Die Leitung Finanzen startet für jeden Supportkunden eine Ausführung mit Kundenname, Abrechnungsmonat und Vertragsbedingungen.
- 1
Abrechnung starten
Tag 1Leitung Finanzen · Team
Halten Sie die Vertragsbedingungen des Kunden für den Monat fest, damit jeder spätere Schritt mit derselben Pauschale, denselben Stunden und denselben Sätzen arbeitet.
Checkliste
- Vertragsbedingungen geprüft
- Satz für Mehrstunden bestätigt
- Rechnungskontakt bestätigt
Auszufüllende Felder
- Kundenname (Pflichtfeld)
- Abrechnungsmonat (Pflichtfeld)
- Monatliche Pauschale (Pflichtfeld)
- Enthaltene Stunden (Pflichtfeld)
- 2
Stunden und Nutzung erfassen
Tag 1 bis 2Delivery Manager · Team
Erfassen Sie die genutzten Supportstunden, die Stunden genehmigter Änderungsanfragen und die weiterzuberechnenden Plattform- und KI-Kosten, mit einem Link zu den Berichten.
Checkliste
- Stunden passen zur Zeiterfassung
- Stunden der Änderungsanfragen vom Kunden genehmigt
- Nutzung aus jedem Plattform- und KI-Konto geholt
Auszufüllende Felder
- Genutzte Supportstunden (Pflichtfeld)
- Stunden genehmigter Änderungsanfragen
- Plattform- und KI-Kosten (Pflichtfeld)
- Link zu den Zeit- und Nutzungsberichten (Pflichtfeld)
- 3
Rechnungsübersicht entwerfen
Tag 2Übersichts-Autor · KI-Agent
Der Übersichts-Autor macht aus Vertragsbedingungen, Stunden und Nutzung eine verständliche Übersicht: was die Pauschale abdeckte, Stunden über dem enthaltenen Umfang, genehmigte Änderungen und Nutzungskosten.
Auszufüllende Felder
- Entwurf der Rechnungsübersicht (Pflichtfeld)
Geprüft von: Die Leitung Finanzen prüft jeden Betrag und gibt die Übersicht in Schritt 4 frei.
- 4
Beträge prüfen und die Übersicht freigeben
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 3Leitung Finanzen · Team
Prüfen Sie die Übersicht und jeden Betrag gegen Vertrag, Zeiterfassung und Nutzungsberichte, und schicken Sie dem Kunden dann die freigegebene Übersicht per E-Mail, mit dem öffentlichen Link zur Ausführung.
Checkliste
- Beträge passen zum Vertrag
- Mehrstunden zum vereinbarten Satz berechnet
- Nutzungskosten passen zu den Plattformberichten
Auszufüllende Felder
- Rechnungssumme (Pflichtfeld)
Freigabe: Die Prüfung durch den Kunden und die Rechnung bleiben gesperrt, bis die Leitung Finanzen die Beträge freigibt.
- 5
Rechnungsübersicht bestätigen
Tag 3 bis 5Ansprechperson beim Kunden · Öffentlicher Link
Der Kunde liest die Übersicht, die ihm die Leitung Finanzen per E-Mail geschickt hat, und bestätigt sie über den öffentlichen Link, oder notiert, was er erklärt haben möchte, bevor die Rechnung gestellt wird.
Auszufüllende Felder
- Übersicht bestätigt (Pflichtfeld)
- Fragen zur Übersicht
- Bestellnummer
- 6
Rechnung stellen
Tag 5Leitung Finanzen · Team
Beantworten Sie offene Fragen, und stellen Sie dann die Rechnung in Ihrer Buchhaltungssoftware so, dass sie zur bestätigten Übersicht passt.
Checkliste
- Rechnung passt zur bestätigten Übersicht
- Bestellnummer auf der Rechnung
- Rechnung an den Rechnungskontakt gesendet
Auszufüllende Felder
- Rechnungsnummer (Pflichtfeld)
- Fälligkeitsdatum (Pflichtfeld)
- Link zur Rechnung
- 7
Prüfen, ob der Vertrag noch passt
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 5Delivery Manager · Team
Vergleichen Sie Stunden und Nutzung dieses Monats mit dem Paket des Kunden. Liegt der Kunde immer wieder darüber oder darunter, notieren Sie das für die nächste Quartalsprüfung.
Checkliste
- Stunden mit dem Paket verglichen
- Entwicklung der Nutzung notiert
Auszufüllende Felder
- Vertrag passt noch (Pflichtfeld)
- Notizen für die nächste Prüfung
- 8
Zahlung erfassen
FälligkeitsdatumLeitung Finanzen · Team
Erfassen Sie die Zahlung, sobald sie eingeht. Ist das Fälligkeitsdatum verstrichen, senden Sie eine Erinnerung und markieren Sie die Ausführung bis zur Zahlung als blockiert, mit dem Grund.
Checkliste
- Zahlung der Rechnung zugeordnet
- Erinnerung bei Verzug gesendet
Auszufüllende Felder
- Zahlung eingegangen am (Pflichtfeld)
Fertig, wenn
Der Kunde hat eine Rechnung erhalten, die zur bestätigten Übersicht passt, die Zahlung ist erfasst, und jede Abweichung zwischen Vertrag und tatsächlicher Arbeit ist für die nächste Prüfung notiert.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Übersichts-Autor
Macht aus den Stunden und der Nutzung des Monats eine verständliche Rechnungsübersicht für den Kunden.
Was er tut
- Liest Vertragsbedingungen, Stunden und Nutzungskosten, die in der Ausführung eingetragen sind
- Beschreibt, was die Pauschale abdeckte, die Stunden über dem enthaltenen Umfang und die Nutzungskosten
- Hält den Entwurf der Übersicht in seinem Schritt fest und schließt ihn ab
Geprüft von: Die Leitung Finanzen prüft jeden Betrag und gibt die Übersicht in Schritt 4 frei.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Holen Sie die Nutzung jeden Monat aus jedem Plattform- und KI-Konto, weisen Sie sie getrennt von Ihren eigenen Honoraren aus, und vereinbaren Sie im Vertrag, ob Sie einen Aufschlag nehmen. Schritt 2 erfasst die Nutzungskosten mit einem Link zu den Nutzungsberichten, und Schritt 4 prüft sie gegen diese Berichte, bevor der Kunde sie sieht.
Vergleichen Sie jeden Monat die genutzten Stunden mit den im Vertrag enthaltenen, und rechnen Sie Mehrstunden zum vereinbarten Satz ab. Schritt 2 erfasst die genutzten Stunden neben den enthaltenen Stunden aus Schritt 1, und Schritt 4 prüft, ob die Mehrstunden zum vereinbarten Satz berechnet sind.
Schicken Sie dem Kunden eine verständliche Übersicht des Monats per E-Mail, bevor Sie die Rechnung stellen. In Schritt 5 bestätigt der Kunde die Übersicht oder notiert seine Fragen über den öffentlichen Link, und Schritt 6 stellt nur eine Rechnung, die zur bestätigten Übersicht passt.
Nehmen Sie die Stunden jeder genehmigten Änderungsanfrage in die monatliche Abrechnung auf, statt sich auf Ihr Gedächtnis zu verlassen. Schritt 2 erfasst die Stunden genehmigter Änderungsanfragen, mit einem Checklistenpunkt, der die Genehmigung durch den Kunden bestätigt, und Schritt 6 setzt sie auf die Rechnung.
Lassen Sie KI die Rechnungsübersicht schreiben, die der Kunde liest, und lassen Sie die Beträge bei Ihrer Leitung Finanzen. In Schritt 3 entwirft der Übersichts-Autor die Übersicht aus den Stunden und der Nutzung in der Ausführung, und Schritt 4 ist eine Freigabeprüfung, in der die Leitung Finanzen jeden Betrag prüft.
Vergleichen Sie jeden Monat Stunden und Nutzung mit dem Paket, und sprechen Sie eine Änderung in der nächsten Prüfung an statt in einem Streit über eine Rechnung. Schritt 7 hält fest, ob der Vertrag noch passt, und notiert es für die nächste Quartalsprüfung.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.