Software-Agentur · Finanzen
Abrechnung nach Aufwand
Versenden Sie Monatsrechnungen, die Kunden bezahlen statt anzweifeln. Die Stunden werden gegen das Budget geprüft, bevor etwas rausgeht, ein KI-Agent entwirft den Stundenbericht, und der Kunde gibt die Stunden über einen öffentlichen Link frei, bevor die Rechnung entsteht.
- Dauer: 3 bis 7 Tage
- Wie oft: Jeden Monat, für jedes Projekt nach Aufwand
- Schritte: 7 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 2 Freigaben
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Rechnungen gehen mit einer einzigen Stundensumme und ohne Erklärung raus.
Der Kunde zweifelt die Stunden an, nachdem die Rechnung versendet ist.
Das Budget ist ohne Vorwarnung aufgebraucht.
Der Projektmanager verliert jeden Monat einen Tag mit Stundenberichten.
Mit der Vorlage
Der Kunde bekommt einen Stundenbericht je Feature, mit dem, was geliefert wurde.
Der Kunde gibt die Stunden frei oder hinterfragt sie, bevor die Rechnung existiert.
Jeder Monatsbericht zeigt das bisher verbrauchte Budget.
Ein KI-Agent entwirft den Bericht, und der Projektmanager prüft ihn.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Der Monat endet für ein Projekt, das nach Aufwand abgerechnet wird. Der Projektmanager startet eine Ausführung mit Kunde, Projekt und Monat.
- 1
Zeiterfassung des Monats abschließen
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 1Projektmanager · Team
Sorgen Sie dafür, dass jeder Entwickler seine Stunden des Monats erfasst hat, mit einem Ticket oder einer Aufgabe zu jeder Buchung, und verlinken Sie den Zeitbericht.
Checkliste
- Jeder Entwickler hat seine Stunden erfasst
- Jede Buchung mit einem Ticket verknüpft
- Nicht abrechenbare Stunden markiert
Auszufüllende Felder
- Link zum Zeitbericht (Pflichtfeld)
- Abrechenbare Stunden (Pflichtfeld)
- Nicht abrechenbare Stunden
- 2
Stunden gegen Budget und Umfang prüfen
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 2Projektmanager · Team
Vergleichen Sie die Stunden mit Budget, vereinbarten Sätzen und geleisteter Arbeit. Buchen Sie Stunden für die Behebung eigener Fehler auf Gewährleistung, und notieren Sie, was der Kunde vor der Rechnung erfahren sollte.
Checkliste
- Stunden passen zur geleisteten Arbeit
- Gewährleistungsstunden herausgenommen
- Sätze passen zum Vertrag
Auszufüllende Felder
- Stunden je Feature oder Ticketgruppe (Pflichtfeld)
- Bisher verbrauchtes Budget in Prozent (Pflichtfeld)
- Hinweise für den Kunden
- 3
Stundenbericht entwerfen
Tag 2Stundenbericht-Autor · KI-Agent
Der Stundenbericht-Autor entwirft den Monatsbericht für den Kunden aus den Zahlen und Notizen der Ausführung: Stunden je Feature, was geliefert wurde, das verbrauchte Budget und den Ausblick auf den nächsten Monat.
Auszufüllende Felder
- Entwurf des Stundenberichts (Pflichtfeld)
Geprüft von: Der Projektmanager prüft jede Zahl und gibt den Bericht in Schritt 4 frei.
- 4
Stundenbericht freigeben
Tag 3Projektmanager · Team
Prüfen Sie jede Zahl im Entwurf gegen den Zeitbericht, verbessern Sie den Text, geben Sie den Bericht frei und mailen Sie die endgültige Fassung an den Kunden.
Checkliste
- Zahlen passen zum Zeitbericht
- Gelieferte Arbeit in der Sprache des Kunden beschrieben
- Budgetausblick realistisch
Auszufüllende Felder
- Link zum endgültigen Stundenbericht (Pflichtfeld)
Freigabe: Der Freigabeschritt des Kunden bleibt gesperrt, bis der Projektmanager den Stundenbericht freigibt.
- 5
Kunde gibt die Stunden frei
Tag 3 bis 5Ansprechpartner beim Kunden · Öffentlicher Link
Der Kunde liest den Stundenbericht, den der Projektmanager gemailt hat, und gibt über den öffentlichen Link die Stunden frei oder nennt die Buchungen, die er hinterfragt.
Auszufüllende Felder
- Entscheidung (Pflichtfeld)
- Hinterfragte Buchungen
- Bestellnummer
- 6
Fragen klären und abzurechnende Stunden bestätigen
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 4 bis 6Projektmanager · Team
Erläutern oder korrigieren Sie jede hinterfragte Buchung und halten Sie fest, was vereinbart wurde. Bestätigen Sie danach die abzurechnende Summe.
Checkliste
- Jede Frage beantwortet
- Vereinbarte Summe mit dem Kunden bestätigt
Auszufüllende Felder
- Abzurechnende Stunden (Pflichtfeld)
- Was vereinbart wurde
Freigabe: Keine Rechnung geht raus, bis der Projektmanager die abzurechnenden Stunden bestätigt.
- 7
Rechnung versenden
Tag 5 bis 7Leitung Buchhaltung · Team
Erstellen Sie die Rechnung für die bestätigten Stunden mit der Bestellnummer, versenden Sie sie und halten Sie das Fälligkeitsdatum fest.
Checkliste
- Stunden und Satz passen zur bestätigten Summe
- Bestellnummer auf der Rechnung
- An die Rechnungsadresse des Kunden gesendet
Auszufüllende Felder
- Rechnungsnummer (Pflichtfeld)
- Rechnungsbetrag (Pflichtfeld)
- Zahlbar bis (Pflichtfeld)
Fertig, wenn
Der Kunde hat die Stunden freigegeben, und die Rechnung dafür ist mit festgehaltenem Fälligkeitsdatum versendet.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Stundenbericht-Autor
Macht aus Stunden und Notizen des Monats einen Bericht, den der Kunde lesen kann.
Was er tut
- Liest Stunden, Budgetzahlen und Notizen in der Ausführung
- Gruppiert die Stunden nach Feature oder Ticketgruppe
- Schreibt, was geliefert wurde, und den Ausblick auf den nächsten Monat
- Schließt seinen Schritt ab, damit der Projektmanager prüfen kann
Geprüft von: Der Projektmanager prüft jede Zahl und gibt den Bericht in Schritt 4 frei.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Prüfen Sie die Stunden des Monats gegen Budget und geleistete Arbeit, senden Sie einen klaren Stundenbericht und rechnen Sie nur ab, was der Kunde gesehen hat. Diese Vorlage tut das der Reihe nach, vom Abschluss der Zeiterfassung in Schritt 1 bis zum Versand der Rechnung in Schritt 7.
Zeigen Sie die Stunden je Feature mit dem, was geliefert wurde, und lassen Sie den Kunden Buchungen hinterfragen, bevor die Rechnung existiert. In Schritt 5 gibt der Kunde die Stunden frei oder nennt die Buchungen, die er hinterfragt, über den öffentlichen Link, und Schritt 6 klärt sie, bevor etwas abgerechnet wird.
Stunden je Feature oder Ticketgruppe, was geliefert wurde, das bisher verbrauchte Budget und ein Ausblick auf den nächsten Monat. In Schritt 3 entwirft der Stundenbericht-Autor genau das aus den Zahlen der Ausführung, und in Schritt 4 prüft der Projektmanager jede Zahl.
Vergleichen Sie die Stunden jeden Monat mit dem Budget und sagen Sie es im Bericht, nicht erst, wenn das Budget weg ist. In Schritt 2 hält der Projektmanager das verbrauchte Budget und Hinweise für den Kunden fest, und der Stundenbericht in Schritt 3 übernimmt beides.
Lassen Sie KI aus Stunden und Notizen einen lesbaren Bericht machen, und lassen Sie Zahlen und Rechnung bei Menschen. Der Stundenbericht-Autor entwirft ihn in Schritt 3, und Schritt 4 ist eine Freigabeprüfung, in der der Projektmanager ihn prüft, bevor der Kunde ihn sieht.
Prüfen Sie jeden Monat, welche Stunden in die Behebung eigener Fehler geflossen sind, und buchen Sie sie auf Gewährleistung. Schritt 2 hat diese Prüfung auf der Checkliste, und Schritt 6 ist eine Freigabeprüfung, die die Rechnung zurückhält, bis der Projektmanager die abzurechnenden Stunden bestätigt.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.