Diese Woche gelangt mehr Arbeit direkt in OKiDO, ohne dass jemand sie aus einem Formular oder einer Besprechungsnotiz kopieren muss. Anfrageformulare machen aus Einsendungen Aufgaben, und eine neue Fathom-Anbindung stellt Aufgaben aus aufgezeichneten Besprechungen zur Prüfung bereit.
Außerdem haben wir die Regeln für diese Arbeit klarer gemacht. Sie können festlegen, welche Anforderungen eine Board-Spalte stellt, den Stand von Freigaben einsehen und die KI-Arbeit hinter einer Aufgabe nachvollziehen.
Aus Anfragen werden startklare Aufgaben
Sie können ein Anfrageformular aus den Feldern eines oder mehrerer Smart Labels erstellen und es intern oder mit Kunden und Partnern teilen. Jede Einsendung wird zu einer Aufgabe in der gewählten Spalte. Die Antworten stehen in den Labels, die einreichende Person und das verwendete Formular werden erfasst, und die Formular- und Projektverantwortlichen erhalten Benachrichtigungen. Öffentliche Formularlinks sind in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar.
Richten Sie Formulare unter Projekteinstellungen, Anfrageformulare ein. Ein neuer Tab „Formulare“ bündelt alle Projektformulare an einem Ort. „Ausfüllen“ und „Link kopieren“ stehen allen zur Verfügung, „Neues Formular“ und „Bearbeiten“ den Projektverantwortlichen. Auch auf dem Board erscheint jedes Formular unter „Aufgabe hinzufügen“ in der Spalte, in der seine Einsendungen eingehen. Sie können eingehenden Anfragen eine zuständige Person, ein Team und eine Priorität zuweisen.
Weitere Board-Einstellungen helfen Ihrem Team, Aufgaben für den nächsten Schritt vorzubereiten:
Legen Sie Spaltenregeln für erforderliche Aufgabenfelder, Labels oder Smart-Label-Felder fest und bestimmen Sie, wer Aufgaben in eine Spalte verschieben darf. Ein unzulässiges Verschieben wird mit einer Erklärung rückgängig gemacht. Die Feldauswahl gruppiert Label-Felder jetzt in einer kürzeren, übersichtlicheren Liste.
Wählen Sie unter Projekteinstellungen, Labels die Standardlabels für das Projekt aus oder erstellen Sie ein Label mit Feldern. Neue Aufgaben erhalten diese Labels mit leeren Feldern. Bei einzelnen Aufgaben können Sie die Labels entfernen.
Verschieben Sie eine Aufgabe in eine andere Organisation, indem Sie das Zielprojekt und die Zielphase auswählen. Vor der Bestätigung sehen Sie, wer den Zugriff verlieren würde und welche Labels, Sprints, Meilensteine oder Abhängigkeiten nicht übernommen werden. Personen, die der Aufgabe folgen, aber nicht Mitglied der Zielorganisation sind, folgen ihr anschließend nicht mehr. Gehört die erstellende Person nicht zur Zielorganisation, erhält sie keine Abschluss- oder Freigabebenachrichtigungen mehr.
Wenn Sie eine Aufgabe in ein anderes Projekt verschieben, werden ihre Unteraufgaben jetzt in dieselbe Phase übernommen, statt zurückzubleiben. Die Auswahl „Blockiert durch“ findet außerdem Unteraufgaben auf jeder Ebene, zeigt ihre übergeordneten Aufgaben an, hält abgeschlossene Aufgaben auf Wunsch getrennt und meldet Suchfehler verständlich.
Launches planen und Freigaben wirksam machen
Projektvorlagen können jetzt von einem Launch- oder Enddatum aus rückwärts planen. Geben Sie für Aufgaben Zeitabstände wie „10 Tage vor dem Launch“ an und legen Sie beim Erstellen des Projekts das Datum fest. Meilensteine werden als gefährdet markiert, wenn die geschätzte Restarbeit und die Abhängigkeiten nicht mehr bis zum Termin zu bewältigen sind. Sie gelten als überfällig, wenn der Termin verstreicht und noch Arbeit offen ist. Das sehen Sie in den Meilenstein- und Projektansichten. Sie können nach gefährdeten Meilensteinen filtern, und die Meilenstein- und Projektverantwortlichen werden benachrichtigt.
Sie können mehrere Personen gleichzeitig um Freigabe bitten, ohne die zuständige Person der Aufgabe zu ändern. Alle angefragten Personen müssen entscheiden, können eine Notiz hinterlassen und nach Änderungen erneut um Freigabe gebeten werden. Sie können Ihre eigene Anfrage nicht genehmigen und die Aufgabe auch nicht auf anderem Weg abschließen, solange eine Freigabe aussteht. Der Freigabestatus ist auf Boards, in Listen, Sprints und Meilensteinen sichtbar. „Meine Aufgaben“ zeigt außerdem Entscheidungen an, die auf Sie warten. Wird eine Freigabeaufgabe genehmigt, wird sie jetzt abgeschlossen und die darauf wartende Arbeit freigegeben.
SOP-Freigabeschranken halten nachfolgende Schritte, KI-Agenten und Automatisierungen jetzt so lange an, bis die erforderliche Anzahl von Personen zugestimmt hat. Freigebende Personen können auf der Seite des Durchlaufs genehmigen, Änderungen anfordern oder ablehnen. Agenten können eine Aufgabenfreigabe anfordern, aber nicht darüber entscheiden. Sie warten außerdem auf die Freigabe durch einen Menschen, bevor sie E-Mails versenden oder in eine angebundene App schreiben. Das gilt auch für bestehende Agenten. Bei einer Aufgabe, die durch eine andere Aufgabe blockiert ist, dürfen sie keine Aktionen in externen Systemen ausführen. Das Lesen aus angebundenen Apps erfordert keine Freigabe. Administratoren können bestimmte schreibende Tools für einen Agenten von der Freigabepflicht ausnehmen.
Besprechungsaufgaben ins richtige Projekt übernehmen
Verbinden Sie Fathom unter Einstellungen > Besprechungen, um Aufgaben aus aufgezeichneten Besprechungen zu prüfen. Ein Besprechungssymbol in der oberen Leiste weist Sie auf Einträge hin. Auf einer Besprechungsseite können Sie einen Eintrag in ein Projekt einer beliebigen Ihrer Organisationen übernehmen oder verwerfen. Ein Link führt zur entsprechenden Stelle in der Aufzeichnung. Ein Fathom-Konto funktioniert organisationsübergreifend, da die Organisation über das Projekt ausgewählt wird. Sie können außerdem Besprechungen der letzten 7, 14, 30 oder 90 Tage importieren. Manuell hinzugefügte Einträge aus älteren Besprechungen warten auf eine Prüfung, statt sofort zu Aufgaben zu werden.
Einträge, die Kollegen zugewiesen sind, erscheinen in deren Prüflisten. Einträge für Personen außerhalb Ihrer Organisationen werden Ihnen zur Nachverfolgung zugeordnet. Manuell hinzugefügte Einträge in neuen Besprechungen werden direkt zu Aufgaben. Wenn mehrere Kollegen dieselbe Besprechung aufgezeichnet haben, führt OKiDO die Aufzeichnungen zusammen und zeigt jeden Eintrag nur einmal an. Die Prüfung auf doppelte Einträge und Projektvorschläge verbrauchen eine geringe Menge der KI-Tokens der Organisation. Importe funktionieren auch dann, wenn Ihre E-Mail-Adressen bei Fathom und OKiDO unterschiedlich sind: OKiDO erkennt Ihr Fathom-Konto anhand des Namens oder fragt Sie danach und erkennt auch Kollegen, die unter ihren Fathom-Adressen eingeladen wurden.
Besprechungsseiten enthalten jetzt die Zusammenfassung von Fathom, markierte Stellen und ein Transkript, das nur Teilnehmende öffnen können. Machen Sie mit einem Klick aus einer markierten Stelle oder einer Transkriptzeile eine Aufgabe oder verfassen Sie selbst eine. Die Suche findet Besprechungstitel und Zusammenfassungen. Ihr KI-Assistent kann im OKiDO-Chat oder über MCP Besprechungen finden und Aufgaben daraus übernehmen, aber nur dann auf eine Besprechung zugreifen, wenn eine teilnehmende Person ihn darum bittet. In den Einstellungen sind weitere geplante Notizassistenten aufgeführt. Dort können Sie uns mitteilen, welchen wir als Nächstes unterstützen sollen. Funktioniert der Fathom-Zugriff nicht mehr, löst eine tägliche Verbindungsprüfung eine Benachrichtigung mit der Schaltfläche „Erneut verbinden“ aus.
Sehen, was die KI getan hat, und steuern, was sie als Nächstes tut
Jede Aufgabe hat jetzt einen dauerhaft sichtbaren Tab „KI-Arbeit“ neben „Kommentare“ und „Aktivität“. Er zeigt aufgabenbezogene Agentendurchläufe, erstellte Dateien sowie die Personen, die Agentenaktionen genehmigt oder abgelehnt haben. Wenn Arbeit vorliegt, erscheint eine Anzahl, andernfalls eine Erklärung. Dazu gehört auch Arbeit von Client-Runnern. Frühere Durchläufe werden ihren Aufgaben zugeordnet. Der Tab „Aktivität“ verwechselt aktuelle Durchläufe aus dem gesamten Projekt nicht mehr mit Durchläufen Ihrer Aufgabe.
Mit neuen MCP-Tools können Assistenten Anfrageformulare auflisten, erstellen, aktualisieren und absenden sowie Projekte aus Vorlagen erstellen. Sie können mit add_label Smart-Label-Felder ausfüllen, mit get_task die KI-Arbeit einer Aufgabe lesen, den Risikostatus von Meilensteinen abrufen und über die Stage-Tools Spaltenregeln festlegen.
Auf der Seite „Skills“ können Sie Skills aus einer ZIP-Datei importieren. Ihr Browser prüft sie vor dem Upload, findet Ordner mit einer SKILL.md-Datei, lässt Sie die zu importierenden Skills auswählen und listet übersprungene Skripte, Programme und Binärdateien auf. Auch GitHub-Importe übernehmen Textdateien statt ausführbarer Dateien oder Binärdateien. Bei abgelehnten Skill-Dateien wird jetzt der Grund angezeigt. Der Import langer SKILL.md-Dateien funktioniert, bei doppelten Namen und Versionen erscheint eine verständliche Meldung, und beim Hinzufügen eines Skills zu einem Agenten werden Beschreibungen zweizeilig angezeigt.
Die Auswertung des KI-Token-Verbrauchs erfasst jetzt auch Suchen und Speichervorgänge im Gedächtnis sowie die nächtliche Bereinigung von Duplikaten. Agentendurchläufe, Copilot-Antworten in Aufgabenkommentaren und Capability-Factory-Jobs erfassen auch Tokens, die vor einem Fehler verbraucht wurden. Coding-Jobs zählen jeden Korrektur- oder Fallback-Versuch anhand des gemessenen Token-Verbrauchs. Agenten mit dem Standardmodell OpenAI Sol 6.1 funktionieren wieder. Agenten und Chats mit Reasoning-Modellen rufen Tools jetzt so auf, wie es das jeweilige Modell erfordert, und behalten dabei den Reasoning-Kontext zwischen den Schritten bei.
Reibungslosere Sprints, besseres Onboarding und viele Alltagsdetails
Wenn Sie eine Karte zwischen andere Karten in einer Sprint-Spalte ziehen, wird sie jetzt dem aktuellen Sprint zugeordnet. Die Verschiebung wird in der Aktivität protokolliert und aktiviert Agenten, die Aufgabenänderungen beobachten. Aufgaben werden dem aktuellen Sprint ihres eigenen Projekts oder Teams zugeordnet, nicht einem anderen Sprint der Organisation. Beim Schließen eines Sprints werden sein Status und die Anzahl verbleibender Aufgaben sofort aktualisiert, und die Seite „Sprints“ öffnet den nächsten Sprint. Von Menschen bearbeitete Durchläufe zeigen nach dem ersten abgeschlossenen Schritt den Status „In Bearbeitung“.
Neue Konten erhalten ein videogestütztes Onboarding mit Links zur Dokumentation und Schritten, die beim Erledigen in beliebiger Reihenfolge als abgeschlossen markiert werden. Sie können nicht benötigte Schritte überspringen. Bei einem unvollständigen Schritt erfahren Sie, was noch fehlt. Das Onboarding berücksichtigt die Tarifgrenzen: Kostenlose Konten sehen die PRO-Testphase vor der Projekt- und Teameinrichtung, zahlende Kunden sehen keinen Testphasenschritt. Tarifdetails finden Sie unter Organisationseinstellungen, Tarife. Neue Organisationen werden nicht mehr mit 20 Playbook-Seiten angelegt, die das Dokumentenkontingent des Starter-Tarifs verbrauchen.
Die Sprache Ihrer Registrierungsseite oder Ihres Browsers wird jetzt für Ihr Konto, das Onboarding und den anfänglichen Organisationsnamen übernommen. Bei Kunden des Gründungsangebots wird die Sprache der Kaufseite verwendet. Datums- und Zeitangaben sowie Benachrichtigungen im Posteingang, im Browser und per E-Mail richten sich nach Ihrer Spracheinstellung. Bereits vorhandene Benachrichtigungen behalten ihren ursprünglichen Text. Seiten für nicht angemeldete Personen und Kontofehlermeldungen verwenden jetzt ebenfalls die Browsersprache.
Außerdem haben wir Übersetzungen in der gesamten App verbessert: Organisationsrollen, Suchergebnisse und Filter, Variablentypen für Durchläufe, Vorschläge für wiederkehrende Zeitpläne, Überschriften von Sprint-Besprechungsnotizen, Angaben zur anfragenden Person in öffentlichen Formularen, Audit-Ereignisse, Dashboard-Aktivitäten, die Google-Tasks-Bestätigung und Namen neuer KI-Chats. Bezeichnungen für KI-Aktionen, Kennzeichnungen der Tool-Auswirkungen, integrierte Skills, Copilot-Texte und Meldungen zum Warten auf Freigaben sind übersetzt. App-Beschreibungen im MCP-Katalog bleiben dagegen so, wie ihre Anbieter sie verfasst haben. Deutsche Freigabebegriffe und Formulierungen für das tägliche Standup, französische Freigabe- und SOP-Begriffe sowie die Darstellung langer Aufgabenstatus sind jetzt einheitlich. Freigabeschaltflächen sind korrekt ausgerichtet, und die Beschreibung eines neuen Skills ist besser lesbar.
Mehrere kleinere Korrekturen beseitigen Unterbrechungen. Aufzeichnungen und Aufgabenbriefings lassen sich wieder speichern, und gespeicherte Briefings werden in Aufgaben abgespielt. Die Playbook-Prüfleiste bleibt nach dem Speichern oder einer Aktion sichtbar, und „Versionen vergleichen“ bricht lange Zeilen um. Entscheidungsbäume zeigen die gewählte Antwort und den Namen des Baums an. Die Suche priorisiert Treffer im Titel, auch bei älteren Aufgaben. Akzente in Dateinamen bleiben beim Upload erhalten, die Einstellung „Design“ zeigt Ihre Auswahl korrekt an und setzt sie sofort um, und Durchläufe haben klarere Namen. Benachrichtigungen über abgeschlossene Durchläufe erreichen Ihren Posteingang, Freigabebenachrichtigungen für Systemdurchläufe öffnen den richtigen Durchlauf, und Eskalationstitel sowie E-Mail-Betreffzeilen für Sprint-Notizen enthalten keinen unnötigen langen Gedankenstrich mehr.
Probieren Sie für Ihren nächsten Prozess zur Annahme von Anfragen ein Anfrageformular aus oder verbinden Sie Fathom, um die Folgeaufgaben einer kürzlich stattgefundenen Besprechung zu prüfen. Wenn Ihr Team mit Freigaben oder Launch-Meilensteinen arbeitet, nutzen Sie die neuen Hinweise auf Boards und in Projekten, um leichter zu erkennen, welche Entscheidung als Nächstes ansteht.
