Klinikbetrieb · Betrieb
Nachbestellung von Praxisbedarf
Halten Sie jeden Behandlungsraum bestückt, ohne Engpässe und ohne zu viel auszugeben. Die wöchentliche Zählung zeigt, was unter dem Mindestbestand liegt, ein KI-Agent macht daraus eine Bestellung, das Praxismanagement gibt die Ausgabe frei, und der Lieferant bestätigt Lieferung und Rückstände über einen öffentlichen Link.
- Dauer: 3 bis 7 Tage
- Wie oft: Jede Woche
- Schritte: 7 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Jemand merkt erst beim Öffnen der letzten Schachtel, dass die Handschuhe ausgehen.
Wer gerade Zeit hat, bestellt, ohne Blick auf das Budget.
Abgelaufene Ware liegt hinten im Regal.
Ein Lieferrückstand fällt erst auf, wenn die Lieferung unvollständig ankommt.
Mit der Vorlage
Eine wöchentliche Zählung gegen Mindestbestände zeigt Engpässe, bevor das Regal leer ist.
Das Praxismanagement gibt jede Bestellung frei, bevor sie an den Lieferanten geht.
Jede Zählung und jede Lieferung prüft die Verfallsdaten.
Der Lieferant bestätigt Liefertermin und Rückstände über einen öffentlichen Link.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Die wöchentliche Bestandszählung steht an. Die Materialverwaltung startet eine Ausführung für den Standort und die Woche.
- 1
Bestand zählen und Verfallsdaten prüfen
Tag 1Materialverwaltung · Team
Zählen Sie jeden Artikel im Lager und in den Behandlungsräumen gegen seinen Mindestbestand, und sortieren Sie alles aus, was diesen Monat abläuft.
Checkliste
- Lager gezählt
- Behandlungsräume gezählt
- Abgelaufene und kurz haltbare Artikel aussortiert
Auszufüllende Felder
- Link zur Zählliste (Pflichtfeld)
- Artikel unter dem Mindestbestand (Pflichtfeld)
- Wegen Verfall aussortiert
- 2
Bestellung entwerfen
Tag 1Bestellassistent · KI-Agent
Der Bestellassistent macht aus den Artikeln unter dem Mindestbestand eine Bestellung, mit der Menge, die jeden Artikel wieder auffüllt, anhand der Mindestbestände, Packungsgrößen und Preise aus seinen Anweisungen.
Auszufüllende Felder
- Bestellentwurf (Pflichtfeld)
- Geschätzte Bestellsumme
Geprüft von: Das Praxismanagement prüft die Mengen und gibt die Ausgabe in Schritt 3 frei.
- 3
Bestellung prüfen und Ausgabe freigeben
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 2Praxismanagement · Team
Prüfen Sie die Mengen gegen den jüngsten Verbrauch und das Monatsbudget, streichen Sie Unnötiges und geben Sie die Bestellung frei.
Checkliste
- Mengen passen zu den kommenden Wochen
- Im Monatsbudget
- Nicht schon in einer offenen Bestellung
Auszufüllende Felder
- Freigegebene Bestellsumme (Pflichtfeld)
Freigabe: Keine Bestellung geht an den Lieferanten, bis das Praxismanagement sie freigibt.
- 4
Bestellung auslösen und den Link teilen
Tag 2Materialverwaltung · Team
Lösen Sie die freigegebene Bestellung beim Lieferanten aus und senden Sie dem Ansprechpartner den öffentlichen Link zur Ausführung, um die Lieferung zu bestätigen.
Checkliste
- Bestellung ausgelöst
- Öffentlichen Link an den Ansprechpartner beim Lieferanten gesendet
Auszufüllende Felder
- Bestellnummer (Pflichtfeld)
- 5
Lieferung und Rückstände bestätigen
Tag 2 bis 3Ansprechpartner beim Lieferanten · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link bestätigt der Lieferant den Liefertermin und notiert, welche Artikel im Rückstand sind oder durch ein anderes Produkt ersetzt werden.
Auszufüllende Felder
- Bestätigter Liefertermin (Pflichtfeld)
- Rückständige oder ersetzte Artikel
- 6
Lieferung annehmen und prüfen
LiefertagMaterialverwaltung · Team
Prüfen Sie die Lieferung gegen die Bestellung: Mengen, Verfallsdaten und Artikel für den Kühlschrank. Fehlt etwas oder ist etwas beschädigt, markieren Sie die Ausführung als blockiert und notieren Sie, was fehlt.
Checkliste
- Mengen passen zur Bestellung
- Verfallsdaten geprüft
- Kühlware sofort in den Kühlschrank
- Schäden beim Lieferanten gemeldet
Auszufüllende Felder
- Probleme bei der Lieferung
- 7
Ware einräumen und Zählung aktualisieren
LiefertagMaterialverwaltung · Team
Räumen Sie neue Ware hinter die alte, damit die älteste zuerst verbraucht wird, aktualisieren Sie die Zählliste und geben Sie den Lieferschein an die Buchhaltung zum Abgleich mit der Rechnung.
Checkliste
- Ältere Ware nach vorn geräumt
- Zählliste aktualisiert
- Lieferschein an die Buchhaltung
Fertig, wenn
Die freigegebene Bestellung ist geliefert, geprüft und eingeräumt, abgelaufene Ware ist aussortiert und die Zählliste ist aktuell.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Bestellassistent
Macht aus der wöchentlichen Zählung eine Bestellung, die jeden Artikel wieder auf den Mindestbestand bringt.
Was er tut
- Liest die Artikel unter dem Mindestbestand aus Schritt 1
- Verwendet Mindestbestände, Packungsgrößen und Preise aus den Anweisungen seines Schritts
- Schreibt den Bestellentwurf und eine geschätzte Summe in seinen Schritt
- Schließt seinen Schritt ab, damit das Praxismanagement ihn prüfen kann
Geprüft von: Das Praxismanagement prüft die Mengen und gibt die Ausgabe in Schritt 3 frei.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Zählen Sie an einem festen Tag gegen Mindestbestände, bestellen Sie nur, was jeden Artikel wieder auffüllt, und prüfen Sie jede Lieferung. Die Schritte 1 bis 7 durchlaufen diesen Kreislauf jede Woche, mit der Materialverwaltung als verantwortlicher Stelle.
Legen Sie für jeden Artikel einen Mindestbestand fest und zählen Sie jede Woche dagegen, damit Engpässe sichtbar werden, bevor das Regal leer ist. Schritt 1 hält die Artikel unter dem Mindestbestand fest, und Schritt 2 macht noch am selben Tag eine Bestellung daraus.
Lassen Sie jede Bestellung vor dem Auslösen von einer Person gegen das Budget freigeben. Schritt 3 ist eine Freigabeprüfung: Keine Bestellung geht an den Lieferanten, bis das Praxismanagement sie freigibt.
Prüfen Sie Verfallsdaten bei jeder Zählung und jeder Lieferung, und sortieren Sie kurz haltbare Ware sofort aus. Schritt 1 sortiert Artikel aus, die diesen Monat ablaufen, und Schritt 6 prüft die Verfallsdaten aller gelieferten Artikel.
Lassen Sie KI aus der Zählung eine Bestellung mit Mengen machen, und lassen Sie die Freigabe bei einem Menschen. In Schritt 2 entwirft der Bestellassistent die Bestellung aus den Artikeln unter dem Mindestbestand, und in Schritt 3 prüft das Praxismanagement sie und gibt die Ausgabe frei.
Bitten Sie den Lieferanten, Liefertermin und Rückstände oder Ersatzartikel zu bestätigen, sobald die Bestellung ausgelöst ist. In Schritt 5 hält der Lieferant beides über einen öffentlichen Link fest, sodass Zeit bleibt, eine andere Bezugsquelle zu finden.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.