E-Commerce-Betrieb · Einkauf
Bestellung und Wareneingang
Bestellen Sie Ware nach, mit einer Freigabe vor dem Versand der Bestellung, einem vom Lieferanten bestätigten Versanddatum und einer Prüfung jeder Lieferung, bevor die Rechnung bezahlt wird. Der Lieferant bestätigt über einen öffentlichen Link, also läuft niemand Versanddaten per E-Mail hinterher.
- Dauer: 2 bis 8 Wochen, je nach Lieferzeit
- Wie oft: Für jede Bestellung
- Schritte: 8 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 2 Freigaben
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Große Bestellungen gehen auf Schätzung eines Einkäufers raus, ohne zweiten Blick.
Versanddaten stehen im Postfach des Einkäufers, und Lieferungen überraschen das Lager.
Fehlmengen fallen auf, aber die Reklamation geht nie raus.
Rechnungen werden voll bezahlt für Ware, die nie angekommen ist.
Mit der Vorlage
Jede Bestellung wartet auf die Freigabe der E-Commerce-Leitung.
Der Lieferant bestätigt das Versanddatum über den öffentlichen Link, in der Ausführung.
Ein KI-Agent entwirft die Reklamation aus der Zählung, und der Einkäufer prüft und versendet sie.
Die Finanzleitung zahlt erst nach dem Abgleich von Rechnung, Bestellung und Lieferung.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Der Bestand eines oder mehrerer Produkte fällt auf den Meldebestand. Der Einkäufer startet eine Ausführung mit Lieferant, Produkten und Mengen.
- 1
Bestellung vorbereiten
Tag 1Einkäufer · Team
Ermitteln Sie die Mengen aus aktuellem Bestand, letzten Verkäufen und der Lieferzeit des Lieferanten, und halten Sie Bestellung und Wert fest.
Checkliste
- Mengen nach Verkäufen und Lieferzeit berechnet
- Preise passen zur vereinbarten Preisliste
Auszufüllende Felder
- Bestellnummer (Pflichtfeld)
- Lieferant (Pflichtfeld)
- Bestellwert (Pflichtfeld)
- Link zur Bestellung (Pflichtfeld)
- 2
Bestellung freigeben
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 1 bis 2E-Commerce-Leitung · Team
Prüfen Sie Mengen und Wert gegen Budget und Absatzplan, und geben Sie frei oder schicken Sie mit Änderungen zurück.
Checkliste
- Im Einkaufsbudget
- Mengen passen zum Absatzplan
Freigabe: Die Bestellung geht erst an den Lieferanten, wenn die E-Commerce-Leitung sie freigibt.
- 3
Bestellung an den Lieferanten senden
Tag 2Einkäufer · Team
Mailen Sie die freigegebene Bestellung an den Lieferanten, zusammen mit dem öffentlichen Link zur Ausführung, damit er sie bestätigen und das Versanddatum eintragen kann.
Checkliste
- Bestellung gesendet
- Öffentlichen Link an den Ansprechpartner gesendet
- 4
Bestellung und Versanddatum bestätigen
Innerhalb von 3 TagenAnsprechpartner beim Lieferanten · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link bestätigt der Lieferant Mengen und Preise und trägt das Versanddatum ein. Er schließt den Schritt ab, sobald die Ware rausgeht, mit der Sendungsnummer und einem Link zum Lieferschein.
Checkliste
- Mengen bestätigt
- Preise bestätigt
Auszufüllende Felder
- Versanddatum (Pflichtfeld)
- Sendungsnummer
- Link zum Lieferschein
- 5
Lieferung annehmen und zählen
Bei EingangTeamleitung Lager · Team
Zählen Sie Kartons und Stück gegen Lieferschein und Bestellung, machen Sie eine Stichprobe zur Qualität und buchen Sie die Ware ein. Kommt die Lieferung zu spät, markieren Sie die Ausführung als blockiert und notieren Sie das neue Datum.
Checkliste
- Kartons gezählt
- Stück gegen die Bestellung gezählt
- Qualitätsstichprobe gemacht
- Ware eingebucht
Auszufüllende Felder
- Eingegangene Stück (Pflichtfeld)
- Fehlmengen, Schäden oder falsche Artikel
- 6
Reklamation an den Lieferanten entwerfen
Am selben TagReklamationsautor · KI-Agent
Der Reklamationsautor vergleicht die eingegangenen Stück mit der Bestellung und entwirft eine Reklamation für jede Fehlmenge und jeden beschädigten oder falschen Artikel, nach den Reklamationsbedingungen in seinen Anweisungen. Gibt es keine Abweichung, hält er fest, dass keine Reklamation nötig ist.
Auszufüllende Felder
- Reklamationsentwurf (Pflichtfeld)
- Wert der Reklamation
Geprüft von: Der Einkäufer prüft die Reklamation gegen die Lagerzählung, bevor er sie in Schritt 7 versendet.
- 7
Reklamation prüfen und versenden
Innerhalb von 2 TagenEinkäufer · Team
Prüfen Sie den Reklamationsentwurf gegen die Lagerzählung und senden Sie ihn an den Lieferanten, oder notieren Sie, dass keine Reklamation nötig ist.
Checkliste
- Reklamation passt zur Zählung
- Reklamation gesendet oder nicht nötig
Auszufüllende Felder
- Reklamationsnummer
- 8
Rechnung abgleichen und Zahlung freigeben
Bei RechnungseingangFinanzleitung · Team
Gleichen Sie die Lieferantenrechnung mit Bestellung und eingegangenen Stück ab, ziehen Sie eine etwaige Reklamation ab und geben Sie den Zahlbetrag frei.
Checkliste
- Rechnungspreise passen zur Bestellung
- Rechnungsmengen passen zum Wareneingang
- Reklamation abgezogen oder gutgeschrieben
Auszufüllende Felder
- Rechnungsnummer (Pflichtfeld)
- Zur Zahlung freigegebener Betrag (Pflichtfeld)
Freigabe: Die Rechnung wird erst bezahlt, wenn die Finanzleitung den Abgleich freigibt.
Fertig, wenn
Die Ware ist eingegangen, geprüft und verkaufsfähig, Fehlmengen sind reklamiert, und die Rechnung ist abgeglichen und zur Zahlung freigegeben.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Reklamationsautor
Macht aus den Abweichungen beim Wareneingang eine Reklamation, die der Einkäufer an den Lieferanten senden kann.
Was er tut
- Liest Bestellung, eingegangene Stück und die vom Lager notierten Abweichungen
- Wendet die Reklamationsbedingungen aus den Anweisungen seines Schritts an
- Schreibt den Reklamationsentwurf und seinen Wert in seinen Schritt
- Schließt seinen Schritt ab, damit der Einkäufer ihn prüfen kann
Geprüft von: Der Einkäufer prüft die Reklamation gegen die Lagerzählung, bevor er sie in Schritt 7 versendet.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Legen Sie fest, wer Bestellungen freigibt, und prüfen Sie Wert und Mengen gegen das Budget, bevor etwas rausgeht. Schritt 2 ist eine Freigabeprüfung: Die Bestellung kann erst an den Lieferanten gehen, wenn die E-Commerce-Leitung sie freigibt.
Geben Sie dem Lieferanten einen Link, um die Bestellung zu bestätigen und das Versanddatum einzutragen, und sehen Sie auf einen Blick, wer das noch nicht getan hat. In Schritt 4 bestätigt der Lieferant Mengen, Preise und Versanddatum über den öffentlichen Link und schließt den Schritt mit der Sendungsnummer ab, sobald die Ware rausgeht.
Zählen Sie Kartons und Stück gegen die Bestellung und machen Sie eine Stichprobe zur Qualität, bevor Sie die Ware einbuchen. Schritt 5 gibt der Teamleitung Lager diese Checkliste und hält die eingegangenen Stück und etwaige Fehlmengen, Schäden oder falsche Artikel fest.
Reklamieren Sie jede Abweichung direkt nach dem Wareneingang, solange die Zählung frisch ist. In Schritt 6 entwirft ein KI-Agent die Reklamation aus der Lagerzählung, und in Schritt 7 prüft der Einkäufer sie und schickt sie an den Lieferanten.
Vergleichen Sie die Rechnung mit der Bestellung und der tatsächlich eingegangenen Ware, und ziehen Sie eine Reklamation vor der Zahlung ab. Schritt 8 ist eine Freigabeprüfung, in der die Finanzleitung alle drei abhakt und den Zahlbetrag freigibt.
Halten Sie das bestätigte Versanddatum fest und machen Sie verspätete Lieferungen sichtbar. Der Lieferant trägt in Schritt 4 das Versanddatum ein, und in Schritt 5 markiert die Teamleitung Lager die Ausführung mit dem neuen Datum als blockiert, wenn eine Lieferung zu spät ist.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.