Marketing-Agentur
Kundenprojekte im Fluss halten, vom Onboarding bis zum Launch.
Jeder neue Kunde durchläuft dieselben Onboarding-Schritte: Dateien und Zugänge kommen über einen öffentlichen Link, die Produktion bleibt bis zur Konzeptfreigabe gesperrt, und die Launch-Kampagne läuft auf einem Board.
Wo die Arbeit hängen bleibt
Kundenunterlagen kommen nur stückweise
Die Logodateien kommen per E-Mail, die Zugangsdaten im Chat, das Briefing in Einzelteilen. Der Kickoff-Termin steht trotzdem, und niemand kann sagen, was noch fehlt.
In OKiDO: Der Kunde trägt die Links zu seinen Logodateien und zum Markenleitfaden über einen öffentlichen Link ein, ganz ohne Konto. So sieht das ganze Team jeden offenen Punkt.
Fehlende Zugänge fallen erst im Kickoff auf
Die Einladung zum Werbekonto ging an eine alte Adresse, und niemand merkt es vor dem Kickoff-Termin. Die erste Woche geht für Zugangsdaten drauf statt für die Kampagne.
In OKiDO: Eine Pflichtprüfung markiert die Ausführung als blockiert und hält am Schritt fest, was fehlt, Tage vor dem Kickoff statt mittendrin.
Die Produktion startet mit einem nicht freigegebenen Konzept
Das Studio legt mit einem Konzept los, das der Creative Director noch nicht freigegeben hat, und macht die Arbeit neu, wenn sich die Headline ändert. Diese Tage holt niemand zurück.
In OKiDO: Eine Freigabeprüfung hält die Produktion gesperrt, bis der Creative Director das Konzept freigibt. Die Freigabe bleibt mit Name, Zeitpunkt und Notiz erhalten.
Vom unterschriebenen Vertrag zur ersten freigegebenen Kampagne
Jeder neue Kunde durchläuft dasselbe Onboarding: wer welchen Schritt erledigt, was er dafür braucht, wo die Freigabe liegt und was unterwegs festgehalten wird.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt über einen öffentlichen Link, ohne Konto
Beispiel mit Demodaten
Beginnt, wenn
Der Kunde unterschreibt. Der Account Manager startet die Onboarding-Ausführung und trägt den Kundennamen und das Kickoff-Datum ein.
- 1
Kunden begrüßen und den Onboarding-Link teilen
Erledigt von Ihrem Team: Account Manager
- Benötigt
- Kundenname, Kickoff-Datum
- Wann
- Tag 1
- Festgehalten
- Die Kundendaten in der Ausführung und eine abgehakte Checkliste: Daten eingetragen, Onboarding-Link verschickt
- 2
Markenunterlagen und Kontozugang teilen
Erledigt über einen öffentlichen Link, ohne Konto: Ansprechperson beim Kunden
- Benötigt
- Links zu den Logodateien und zum Markenleitfaden, die ID des Werbekontos, eine Einladung der Agentur in das Werbekonto
- Wann
- Tag 1 bis 3
- Festgehalten
- Die Links und die Werbekonto-ID in den Feldern des Schritts und eine abgehakte Checkliste mit dem Namen der Ansprechperson
- 3
Prüfen, ob jede Unterlage brauchbar ist
Erledigt von Ihrem Team: Projektkoordination
- Benötigt
- Pflicht-Checkliste: Logodateien öffnen sich in jedem Format, der Markenleitfaden ist aktuell, der Zugang zum Werbekonto funktioniert
- Wann
- Tag 4
- Entscheidung
- Fehlt etwas, wird die Ausführung als blockiert markiert, und ein Feld am Schritt hält fest, was fehlt
- Festgehalten
- Stand der Checkliste und was fehlt, vermerkt am Schritt
- 4
Kickoff-Briefing entwerfen
Erledigt von einem KI-Agenten: KI-Agent, geprüft vom Account Manager
- Benötigt
- Die Kundendaten und die Onboarding-Antworten in der Ausführung
- Wann
- Tag 4
- Festgehalten
- Der Briefing-Entwurf in der Ausführung: Ziel, Zielgruppe, Botschaft und erste Kampagne
- 5
Briefing prüfen und den Kickoff durchführen
Erledigt von Ihrem Team: Account Manager
- Benötigt
- Der Briefing-Entwurf, das Kickoff-Datum
- Wann
- Woche 2
- Festgehalten
- Eine abgehakte Checkliste: Briefing geprüft und überarbeitet, Kickoff-Meeting durchgeführt, Kampagnenkonzept bereit zur Prüfung
- 6
Creative Director gibt das Konzept frei
Erledigt von Ihrem Team: Creative Director
- Benötigt
- Konzept, Texte und Mediaplan
- Wann
- Woche 2
- Entscheidung
- Freigabeprüfung: Die Produktion bleibt gesperrt, bis das Konzept freigegeben ist
- Festgehalten
- Die Freigabe mit Name, Zeitpunkt und Notiz
- 7
Kunde gibt die erste Kampagne frei
Erledigt über einen öffentlichen Link, ohne Konto: Ansprechperson beim Kunden
- Benötigt
- Finales Konzept und Launch-Plan
- Wann
- Woche 3
- Entscheidung
- Nichts geht live, bevor der Kunde diesen Schritt abgeschlossen hat
- Festgehalten
- Der abgeschlossene Schritt mit Name der Ansprechperson und Zeitpunkt
Fertig, wenn
Der Kunde gibt die erste Kampagne frei, und das Team setzt die Launch-Kampagne auf einem Projekt-Board um, mit geprüften Unterlagen und freigegebenem Konzept.
Was Ihr Team in OKiDO sieht
Die Produktion wartet auf die Konzeptfreigabe
Niemand läuft Freigaben im Chat hinterher. Der Creative Director sieht die Anfrage in der Ausführung, das Team sieht, dass die Ausführung an der Freigabeprüfung wartet, und die Produktion kann nicht zu früh starten.
- 1Freigabeprüfung am Konzeptschritt
- 2Der Creative Director als festgelegte freigebende Person, mit Notiz
- 3Schritte nach der Freigabeprüfung bleiben gesperrt
Fehlende Zugänge vor dem Kickoff erkennen
Die Projektkoordination markiert die Ausführung als blockiert und vermerkt, was fehlt. Der Account Manager sieht es Tage vor dem Kickoff-Termin statt mittendrin.
- 1Ausführung als blockiert markiert
- 2Was fehlt, vermerkt in einem Feld am Prüfschritt
- 3Die nächsten Schritte warten, bis die Ausführung weiterläuft
Jede Übergabe belegen können
Wenn ein Kunde fragt, wer was freigegeben hat, steht die Antwort in der Ausführung: jeder Schritt, wer ihn wann abgeschlossen hat, das Briefing der KI und die Notiz des Creative Directors.
- 1Jeder Schritt abgeschlossen, mit Person und Zeitpunkt
- 2Der Fortschritt der Ausführung, 7 von 7 Schritten
- 3Die Freigabe mit Name, Zeitpunkt und Notiz
KI und die Tools, die Sie bereits nutzen
OKiDO verbindet sich mit den Tools, die das Team bereits nutzt, etwa Mailchimp, HubSpot und Slack, und die KI-Agenten können auch darin arbeiten. Es ersetzt weder Ihr CRM noch Ihre Design-Tools oder Werbeplattformen, sondern steuert den Prozess drumherum, vom Onboarding bis zum Launch.
KI-Agenten können
- Das Kickoff-Briefing aus den Kundendaten entwerfen, zur Prüfung durch den Account Manager
- Als KI-Team neben den Kreativen arbeiten: Kampagnenplanung, Texte, Social-Media-Planung, Recherche und QA-Prüfungen
- Über Copilot sagen, wo eine Kampagne steht, auf Basis ihrer eigenen Aufgaben
Menschen entscheiden
- Das Konzept freigeben, bevor die Produktion startet
- Das Briefing der KI prüfen und überarbeiten
- Entscheiden, ob eine fehlende Unterlage den Kickoff blockiert
Verbindet sich mit
Mailchimp
HubSpot
Slack
Google Drive
Google Ads
Gmail
Einige der Apps aus dem OKiDO-Integrationskatalog. KI-Agenten nutzen sie nur mit den Zugriffsrechten, die Sie ihnen geben.
Was eine abgeschlossene Ausführung hinterlässt
Jeder Schritt, jede Checkliste und jede Entscheidung bleibt in der Ausführung. So können Sie einem Kunden oder einem Prüfer genau zeigen, was passiert ist und wer es getan hat.
Onboarding: GreenLeaf Organics
Horizon Creative Agency (Demo-Organisation)
- Abgeschlossene Schritte
- 7 von 7
- Freigaben
- 1
- Abgehakte Checklistenpunkte
- 12
- Vom Start bis zur Kundenfreigabe
- 12 Arbeitstage
- Mo. 09:12
Ausführung gestartet und GreenLeaf Organics den Onboarding-Link geschicktMarcus Johnson, Account Manager
- Mi. 16:40
Links zu den Logodateien und zum Markenleitfaden sowie die Werbekonto-ID eingetragenLena Brooks, GreenLeaf Organics
- Do. 10:05
Ausführung als blockiert markiert: Die Einladung zum Werbekonto ging an eine alte AdresseNina Kowalski, Projektkoordinatorin
- Fr. 11:30
Bestätigt, dass die neue Einladung funktioniert, und die Prüfung abgeschlossen; die Ausführung läuft weiterNina Kowalski, Projektkoordinatorin
- Fr. 11:32
Kickoff-Briefing entworfen: den Online-Umsatz der neuen Bio-Snacklinie im ersten Quartal um 20 % steigernCopywriter Bot, KI-Agent
- Mi. 14:10
Briefing geprüft und den Kickoff durchgeführtMarcus Johnson, Account Manager
- Mo. 15:22
Konzept freigegeben: „Go, mit der weicheren Headline.“Sarah Chen, Creative Director
- Mi. 09:48
Erste Kampagne freigegebenLena Brooks, GreenLeaf Organics
So fangen Sie an
Ihr erster Prozess
Beginnen Sie mit dem Kunden-Onboarding. Jeder neue Kunde durchläuft es, der Kunde ist über einen öffentlichen Link direkt dabei, und Sie sehen schon im ersten Monat Ergebnisse.
Was Sie mitbringen
- Ihre aktuelle Onboarding-Checkliste, in beliebigem Format
- Wer für welchen Teil zuständig ist: Kundenberatung, Kreation, Media
- Welche Schritte der Kunde erledigt und wo das Konzept eine Freigabe braucht
Übernehmen, was Sie schon haben
Fügen Sie Ihre aktuelle Checkliste ein oder beschreiben Sie sie, und die KI von OKiDO entwirft daraus die SOP-Vorlage; Ihr Team prüft sie, bevor sie live geht. Setzen Sie jede Launch-Kampagne auf einem Projekt-Board um, und verbinden Sie Mailchimp, HubSpot und Slack, damit Ihre KI-Agenten darin arbeiten können. Projekte aus Asana, Trello, Jira, Monday.com oder ClickUp lassen sich importieren.
Welcher Plan
Um Ausführungen mit Kunden zu teilen, brauchen Sie mindestens Starter. KI-Agenten, die Schritte ausführen, nutzen die KI-Ausführungstoken, die in Starter, Pro und Business enthalten sind.
Pläne vergleichenHäufige Fragen
Nein. Sie teilen eine Ausführung über einen Link, auf Wunsch mit Passwort und Ablaufdatum. Der Kunde sieht seine Schritte, trägt Links zu seinen Dateien in die Felder des Schritts ein, hakt Checklistenpunkte ab und markiert Schritte als abgeschlossen. Die Dateien bleiben in seinem eigenen Speicher; die Ausführung behält die Links. Schritte, die Sie als intern markieren, bleiben verborgen.
Sie können es behalten. OKiDO ergänzt, was Task-Boards meist fehlt: dieselben Onboarding-Schritte für jeden Kunden, Freigabeprüfungen, die den nächsten Schritt zurückhalten, und einen Nachweis, wer was erledigt hat. OKiDO hat auch Projekt-Boards, sodass die Launch-Kampagne neben ihrem Onboarding läuft, und importiert aus Asana, Trello, Jira, Monday.com und ClickUp, wenn Sie alles an einem Ort haben möchten.
Ein KI-Agent führt die Schritte aus, die Sie ihm zuweisen, und folgt dabei den Anweisungen des jeweiligen Schritts, etwa beim Entwurf des Kickoff-Briefings aus den Kundendaten. Der Account Manager prüft den Entwurf, Freigaben, Umfang und Kundenentscheidungen bleiben bei Menschen, und Agentenaktionen, die Sie als sensibel markieren, warten auf die Freigabe durch eine Person.
Wenn Sie bereits eine Onboarding-Checkliste haben, lässt sich die erste SOP-Vorlage noch am selben Tag entwerfen und nach den ersten Kunden verfeinern. In der Demo gehen wir sie mit Ihren eigenen Schritten durch.
Kunden-Onboarding in einer Live-Demo erleben
Wir gehen das Onboarding mit Ihren eigenen Schritten durch und zeigen, wo Kundenunterlagen, die Konzeptfreigabe, das Kampagnen-Board und KI ihren Platz haben.