Deine Projekte und SOPs können jetzt E-Mails direkt empfangen und eingehende Nachrichten in Aufgaben oder Durchläufe umwandeln, ohne dass du Inhalte zwischen Tools kopieren musst. Antworten bleiben bei der zugehörigen Arbeit, und Anhänge werden ebenfalls übernommen.
Diese Woche bringt außerdem Sprint-Zeitpläne für Teams und Projekte, die automatische Erstellung von Sprints und klarere Regeln für die Zuordnung von Aufgaben. Eine projektübergreifende Aufgabenliste, ein einfacherer Zugriff auf archivierte Projekte und Fehlerbehebungen bei Filtern runden das Update ab.
Eingehende E-Mails in Arbeit verwandeln
Jedes Projekt und jede SOP kann jetzt eine eigene E-Mail-Adresse erhalten. Sende eine Nachricht oder leite sie weiter, um eine Projektaufgabe zu erstellen oder einen SOP-Durchlauf zu starten, einschließlich E-Mail-Text und Anhängen. Aktiviere die Funktion unter Projekteinstellungen > E-Mail oder wähle bei einer SOP E-Mail-Adresse.
Der Absender erhält eine kurze Bestätigung von deiner Organisation. Antworten auf diese Bestätigung oder im selben E-Mail-Verlauf werden als Kommentare zur ursprünglichen Aufgabe oder zum ursprünglichen Durchlauf hinzugefügt. Bei Durchläufen, die per E-Mail gestartet wurden, erscheinen auch die ursprüngliche E-Mail und die Antworten auf der Durchlaufseite.
Du kannst jetzt weitere Dateitypen an Aufgaben, Aufgabenbeschreibungen und Kommentare anhängen:
Tabellen: Excel, CSV und OpenDocument.
Präsentationen: PowerPoint.
Strukturierter Text: Markdown, JSON, XML und YAML.
Archive: zip, 7z, rar, tar und gz.
Medien: Kurze Audio- und Videoclips.
Diese ergänzen die bereits unterstützten Bild-, PDF-, Word- und reinen Textformate. Über MCP verbundene KI-Assistenten können angehängte CSV-, Markdown-, JSON-, XML- und YAML-Dateien auch als Text lesen.
Beim Hochladen werden jetzt auch Dateien akzeptiert, die Windows anders kennzeichnet. Dazu gehören als Excel erkannte CSV-Dateien, zip-Archive und Markdown-Dateien ohne gemeldeten Dateityp. Eingehende E-Mails unterstützen dieselben Anhangstypen wie die App, einschließlich Markdown, JSON und Dateien, die ohne bestimmten Dateityp gesendet werden.
Für jedes Team und Projekt den passenden Sprint-Zeitplan festlegen
Teams und Projekte können jetzt ihre eigene Sprint-Länge festlegen, und Projekte können ein Stammteam haben. Für die Aufgaben eines Projekts gelten zuerst die eigenen Sprints, dann die des Stammteams und schließlich die der Organisation. Die automatische Zuordnung weist diese Aufgaben niemals einem Sprint eines unbeteiligten Projekts oder Teams zu. Auch ein direkt einer Aufgabe zugewiesenes Team setzt diese Regel nicht außer Kraft.
Öffne ein Team unter Teams oder den neuen Einstellungsreiter Sprints eines Projekts, um zu sehen, wessen Zeitplan gilt, einschließlich Länge und Starttag. Wähle Eigene Sprint-Länge festlegen, um Länge, Starttag und Besprechungsdauer zu konfigurieren. Mit Stattdessen ... verwenden kehrst du zum Zeitplan des Stammteams oder der Organisation zurück. Darunter werden die nächsten drei Sprints angezeigt.
Organisationsinhaber und Admins können das Stammteam eines Projekts auswählen. Teamleitungen und Admins können die Sprint-Länge ihres Teams sowie die der Projekte ändern, für die dieses Team als Stammteam festgelegt ist. Alle anderen können die Einstellungen nur ansehen. In Tarifen ohne Sprints zeigen die Einstellungen an, in welchen Tarifen sie enthalten sind.
Der Sprint-Filter eines Projekts enthält jetzt auch die Sprints seines Stammteams. Die Sprint-Ansicht des Teams enthält wiederum Aufgaben aus Projekten, für die es als Stammteam festgelegt ist. Dieselben Einstellungen sind über /api/sprint-settings verfügbar, und die API-Antworten für Projekte enthalten jetzt homeTeamId und homeTeam.
Neue Sprint-Zeitpläne beginnen in der aktuellen Woche mit einem Sprint, der den heutigen Tag einschließt. Das gilt auch, wenn du einen Zeitplan am selben Tag aus- und wieder einschaltest. Der KI-Assistent und die API setzen voraus, dass für ein Team oder Projekt eine eigene Sprint-Länge festgelegt ist, bevor dessen Sprints manuell erstellt werden können. Organisations-Sprints sind davon nicht betroffen. Die API weist jetzt auch einen Sprint ausdrücklich zurück, der sowohl einem Projekt als auch einem Team zugeordnet ist. Damit entspricht sie der bereits bestehenden Prüfung des Assistenten.
Teams und Projekte zeigen die Sprints der Organisation jetzt korrekt an, führen sie auf und bieten die Möglichkeit, zu ihnen zurückzukehren, auch wenn für die Organisation keine Sprint-Länge konfiguriert ist. Bisher konnten diese fehlenden Bedienelemente verhindern, dass du einen lokalen Zeitplan entfernst.
Sprints fortführen, ohne deine Planung neu aufzubauen
In Tarifen mit Sprints prüft OKiDO jetzt jede Nacht die Zeitpläne von Organisationen, Teams und Projekten und ergänzt Sprints, bis für jeden Zeitplan 10 verbleiben, einschließlich des laufenden Sprints. Bestehende Sprints bleiben unverändert, und archivierte Projekte werden nicht berücksichtigt.
Beim Speichern der Einstellungen werden nur künftige Sprints neu erstellt, deren Termine sich ändern würden. Wenn du während eines Sprints unveränderte Werte speicherst, passiert nichts. Das gilt auch, nachdem ein laufender Sprint vorzeitig abgeschlossen wurde. Werden künftige Sprints neu erstellt, wechseln ihre Aufgaben, Sprint-Spalten und geplanten Durchlaufschritte in die Ersatz-Sprints für die jeweiligen Termine.
Deine offenen Aufgaben folgen Zeitplanänderungen, ohne ihre Zuordnung zu verlieren:
Wenn du eine Sprint-Länge speicherst oder entfernst, werden die betroffenen offenen Aufgaben mit Fristen laufenden oder künftigen Sprints neu zugeordnet, niemals abgeschlossenen. Dasselbe gilt für die Aufgaben eines Projekts, wenn du dessen Stammteam änderst.
Wenn du erstmals einen eigenen Zeitplan für ein Team oder Projekt festlegst, ihn entfernst, ein Stammteam änderst oder ein Team löschst, werden unerledigte Aufgaben und ihre Sprint-Spalten in den entsprechenden Zeitraum auf der Ebene verschoben, deren Zeitplan das Projekt nun folgt.
Wenn du speicherst, ohne die Ebene zu ändern, wird nichts verschoben. So bleiben manuell platzierte Aufgaben an ihrem Platz.
Beim Abschließen eines Sprints werden offene Aufgaben nur in den nächsten Sprint auf derselben Projekt-, Team- oder Organisationsebene verschoben. Beendest du den laufenden Sprint vorzeitig, werden seine offenen Aufgaben in den neuen laufenden Sprint verschoben.
Wenn du Stattdessen die Sprints der Organisation verwenden oder die entsprechende Teamoption auswählst, endet der laufende lokale Sprint heute und bleibt mit seinen Notizen im Verlauf erhalten. Offene Aufgaben aus diesem und aus künftigen Sprints wechseln in den übernommenen Zeitplan. Künftige lokale Sprints werden entfernt. Sprints mit Besprechungsnotizen werden stattdessen abgesagt und aufbewahrt.
Ein Sprint bleibt jetzt während seines gesamten letzten Tages aktuell. Aufgaben, die an diesem Tag erstellt oder verschoben werden, landen daher noch in diesem Sprint, und die Sprints-Seite kennzeichnet ihn weiterhin als aktuell. Abgeschlossene Sprints, die einer Sprint-Serie vorausgehen, erscheinen jetzt chronologisch statt nach den künftigen Sprints. Auch das Bearbeiten oder Löschen eines künftigen Organisations-Sprints funktioniert jetzt, wenn in der Seitenleiste eine andere Organisation ausgewählt ist.
Die Schaltfläche Künftige Sprints neu generieren der Organisation wurde entfernt: Das Speichern übernimmt die Neuerstellung, und nächtliche Aktualisierungen sorgen dafür, dass genügend Sprints vorhanden sind. Ältere Angaben zur Besprechungsdauer werden als nächstgelegene zulässige Option angezeigt: keine, 15, 30, 45, 60 oder 90 Minuten. Auch POST /api/sprints/regenerate akzeptiert jetzt nur noch diese Werte.
Projektaufgaben gemeinsam überblicken und Wichtiges finden
Die Projektseite verfügt jetzt über einen Umschalter Projekte | Alle Aufgaben. Alle Aufgaben zeigt offene Aufgaben aus allen Projekten an, auf die du in den ausgewählten Organisationen zugreifen kannst, gruppiert nach Projekt. Dir stehen eine Suche sowie dieselben Filter, Sortieroptionen, Gruppierungen und Spalten wie in der Listenansicht eines Projekts zur Verfügung.
Wähle in der Werkzeugleiste Alle Aufgaben, um auch abgeschlossene Aufgaben einzubeziehen, und klicke auf eine Aufgabe, um sie in ihrem Projekt zu öffnen. Die Seite merkt sich deine zuletzt verwendete Ansicht, sodass du zu deiner bevorzugten Übersicht zurückkehren kannst.
Archivierte Projekte findest du jetzt im eingeklappten Bereich Archivierte Projekte am Ende der Projektseite. Die Suche und die Statusschaltflächen filtern auch diesen Bereich. Auf den Seiten archivierter Projekte ist deren Status klar erkennbar. Organisationsinhaber und Admins können sie mit Projekt wiederherstellen zurückholen.
In diesen Ansichten findest du die passenden Aufgaben jetzt zuverlässiger:
Aufgaben, denen ich folge zeigt in den Listen- und Board-Ansichten von Projekten sowie in der projektübergreifenden Liste Alle Aufgaben jetzt nur Aufgaben an, denen du folgst, statt sämtlicher Aufgaben.
Wenn du innerhalb eines Filters mehrere Werte auswählst, werden Treffer für jeden dieser Werte angezeigt. Wählst du beispielsweise Zu erledigen und In Bearbeitung, siehst du Aufgaben mit beiden Statuswerten. Filter über unterschiedliche Felder hinweg müssen weiterhin alle erfüllt sein.
Gruppieren erscheint nur noch in der Listenansicht, in der die Gruppierung angewendet wird. Board, Kalender und Gantt zeigen das dort inaktive Bedienelement nicht mehr an.
Zusammen bieten dir diese Änderungen mehr Möglichkeiten, Arbeit in OKiDO zu erfassen und im Blick zu behalten, auch wenn sich die Pläne deines Teams ändern. Aktiviere eine E-Mail-Adresse für ein Projekt oder eine SOP, prüfe, welchem Sprint-Zeitplan deine Projekte folgen, oder öffne Alle Aufgaben, um dir einen umfassenderen Überblick über deine Arbeit zu verschaffen.
