Dein KI-Assistent kann ein bestehendes Playbook-Dokument jetzt nicht mehr nur lesen, sondern auch aktualisieren. Diese Woche gibt es außerdem klarere Regeln für Genehmigungen und Kommentare, zuverlässigere Abläufe über mehrere Organisationen hinweg und eine einfachere Verwaltung verbundener Assistenten.
Der rote Faden ist mehr Sicherheit bei der täglichen Arbeit: Du siehst, wohin Aufgaben gehören, kannst steuern, wer Änderungen vornehmen darf, und nachvollziehen, was geschehen ist.
Lass KI-Assistenten mit deinem Playbook arbeiten
KI-Assistenten, die über OKiDO MCP verbunden sind, können jetzt Titel und Inhalt eines bestehenden Playbook-Dokuments aktualisieren. Das neue Tool update_document akzeptiert Markdown einschließlich Tabellen und Links sowie das JSON-Format des Editors. Vor dem Speichern prüft es die Dokumentversion, die der Assistent gelesen hat. So überschreibt er keine neuere Änderung einer anderen Person. Inhaltliche Änderungen erscheinen auch im Versionsverlauf.
Auch das Verbinden eines Assistenten ist einfacher geworden. Die neue Seite Einstellungen → KI-Assistenten führt dich durch die Verbindung mit Claude, ChatGPT oder Claude Code, stellt die Serveradresse zum Kopieren bereit und zeigt, welche Assistenten bereits mit deinem Konto verbunden sind. Falls du noch keinen verbunden hast, weist dich ein ausblendbarer Banner unter der Kopfzeile auf die Anleitung hin.
Einige weitere Verbesserungen machen die Arbeit mit Assistenten zuverlässiger:
Die MCP-Tools
get_documentundlist_documentsfinden Playbook-Dokumente jetzt sowohl in Abteilungen als auch in Ordnern.Über MCP erstellte Aufgaben landen immer in einer Board-Spalte. Von Assistenten erstellte Projekte erhalten die üblichen Spalten „To Do“, „In Progress“ und „Done“. Wird für eine Aufgabe keine Spalte angegeben, landet sie in der Spalte ganz links.
Nur Eigentümer und Admins einer Organisation können MCP-Serververbindungen bearbeiten, testen oder Agenten zuweisen.
Aufgaben, Genehmigungen und Durchläufe voranbringen
Unteraufgaben zeigen jetzt oben im Aufgabendetailfenster eine Übergeordnete Aufgabe / Unteraufgabe-Navigation an. Klicke auf die übergeordnete Aufgabe, um zu ihr zurückzukehren, ohne das Detailfenster zu verlassen. Wenn ein KI-Assistent während der Arbeit in einem Projekt eine Aufgabe erstellt, lässt sie sich dank der Änderungen an den Board-Spalten leichter neben den übrigen Aufgaben deines Teams finden.
Aufgabenkommentare bleiben jetzt der Person zugeordnet, die sie verfasst hat. Du kannst deinen eigenen Kommentar nur bearbeiten oder löschen, solange er der neueste Kommentar zur Aufgabe ist. Sobald jemand darauf geantwortet hat, bleibt er unverändert. Organisations-Admins können Kommentare anderer Personen nicht ändern, und KI-Assistenten, die MCP nutzen, unterliegen derselben Regel.
Genehmigungen in Prozessgraphen gehen jetzt an die dafür vorgesehenen Personen. Eine zugewiesene genehmigende Person oder ein Mitglied des zugewiesenen Teams kann einen Schritt genehmigen oder ablehnen. Eigentümer und Admins der Organisation können bei Bedarf eingreifen. Wenn ein Schritt mehrere Genehmigungen erfordert, wartet der Prozess, bis genügend verschiedene Personen zugestimmt haben.
Prozessgraphen laufen jetzt auch weiter, sobald der Durchlauf eines SOP-Schritts abgeschlossen ist, statt unbegrenzt zu warten. Der SOP-Durchlauf enthält nun seine Checklistenpunkte, sodass direkt im Durchlauf sichtbar ist, was noch zu erledigen ist.
Bei passwortgeschützten öffentlichen Durchlauf-Links wird das Passwort jetzt abgefragt, wenn jemand eine Aktion ausführt – nicht nur beim Öffnen des Links. Das gilt für das Abhaken von Checklistenpunkten, das Ausfüllen von Formularen und das Abschließen von Schritten. Gäste können Checklistenpunkte weiterhin abhaken, aber nicht umbenennen. Abgeschlossene Schritte lassen sich nicht mehr bearbeiten.
Wissen, wer Zugriff auf die Arbeit einer Organisation hat
Unter Einstellungen → Sicherheit kannst du dich jetzt auf allen anderen Geräten abmelden und im aktuell verwendeten Browser angemeldet bleiben. Wenn du dein Passwort änderst oder zurücksetzt, geschieht das automatisch. Dabei werden auch alle über OKiDO MCP verbundenen KI-Assistenten wie Claude getrennt. Verbinde einen Assistenten in seiner jeweiligen App erneut, wenn du ihn wieder nutzen möchtest.
Bei der Registrierung und beim Ändern des Passworts sind jetzt mindestens acht Zeichen erforderlich. Damit gilt dieselbe Anforderung wie bereits beim Zurücksetzen des Passworts. E-Mails zum Zurücksetzen erreichen nun auch Konten, deren E-Mail-Adresse mit Großbuchstaben gespeichert wurde.
Wenn du dich über einen Einladungslink registrierst, gelangst du jetzt direkt in die Organisation, die dich eingeladen hat. Eine Einladung wird nur über ihren eigenen Link angenommen – nicht allein deshalb, weil die E-Mail-Adresse eines Kontos übereinstimmt. Wenn du jemanden aus einer Organisation entfernst, werden dessen Aufgaben dort von dieser Person gelöst. Erinnerungen und die Synchronisierung mit Google Tasks für diese Organisation enden ebenfalls.
Private Projekte bleiben jetzt an mehr Stellen in OKiDO privat. Wer kein Projektmitglied ist, sieht die Aufgaben und Kommentare dieser Projekte nicht mehr über die Suche, Aufgabenlinks oder Dashboards. So kannst du andere Arbeit teilen und aufrufen, ohne dabei versehentlich ein privates Projekt offenzulegen.
Abrechnung und Einrichtung von Organisationen verständlicher machen
Wenn die Zahlung einer Organisation aussteht oder ihr Abonnement ausgesetzt ist, bleiben ihre Daten erhalten. Bis die Abrechnung geklärt ist, gelten jedoch die Limits des kostenlosen Tarifs. Der Tab Tarife erklärt jetzt, was gerade passiert. Der Wechsel zu einem kostenpflichtigen Tarif führt durch den Checkout. Zusätzlich zu einem bestehenden Abonnement kannst du weder ein zweites Abonnement noch einen weiteren kostenlosen Testzeitraum starten.
Wenn du eine neue Organisation mit einem kostenpflichtigen Tarif erstellst, gelangst du jetzt direkt zum sicheren Checkout, um eine Zahlungsmethode hinzuzufügen. Bis der Checkout abgeschlossen ist, nutzt die Organisation den kostenlosen Tarif. Falls deine Karte bei einem Upgrade eine zusätzliche Bestätigung per 3-D Secure erfordert, fordert OKiDO dich jetzt zur Zahlungsbestätigung auf, statt das Abonnement unvollständig zu lassen.
Die richtige Arbeit über Organisationsgrenzen hinweg finden
Wenn du in mehreren Organisationen aktiv bist, erscheinen neu hinzugefügte Teammitglieder jetzt in der Auswahl für Aufgabenzuständige ihrer eigenen Organisation. Du musst deine anderen Organisationen nicht mehr deaktivieren, um sie zu finden. Die Korrektur gilt auch für die Auswahl von Teams und Projektmitgliedern sowie für die Suche. Organisationseinstellungen für Mitglieder, Einladungen, Webhooks, API-Tokens, Audit-Logs und Abrechnung beziehen sich jetzt auf die Organisation, die du geöffnet hast.
Ergebnisse der globalen Suche für Dokumente, SOPs und Aufzeichnungen öffnen jetzt das angeklickte Element, statt auf eine „Seite nicht gefunden“-Ansicht zu führen. In Dokumenten werden außerdem Vorschauen für Google Docs und Notion, per URL eingefügte Bilder sowie Video-Einbettungen von YouTube, Vimeo, Loom und Dailymotion wie erwartet angezeigt.
Onboarding-E-Mails berücksichtigen jetzt Abmeldungen und enthalten einen Abmeldelink. Auch der wöchentliche Newsletter unterstützt die Abmeldung mit einem Klick in E-Mail-Apps. So kannst du diese Nachrichten dort verwalten, wo du sie liest.
Probiere aus, ein Playbook-Dokument über deinen verbundenen Assistenten zu aktualisieren, oder besuche Einstellungen → KI-Assistenten, um einen zu verbinden. Während dein Team diese Woche Aufgaben und Durchläufe bearbeitet, helfen die neuen Regeln und Korrekturen dabei, klarer zu erkennen, was zu tun ist, wer handeln darf und wie weit die Arbeit ist.
